Benutzer-Gruppen ermöglichen einen kontrollierten Zugang zum Online-Terminbuchungskalender

Als Standard ist die Einstellung so gesetzt, dass alle Benutzer zu allen Online-Terminbuchungskalendern Deines Kontos Zugang haben. Das funktioniert in einfachen Situationen gut. Wenn Du möchtest, dass bestimmte Personen nur auf bestimmte Online-Terminbuchungskalender zugreifen sollen, dann bieten Benutzer-Gruppen die geeignete Lösung.

Mit Benutzer-Gruppen werden Benutzer in Gruppen eingeteilt, und diese können einem oder mehreren Online-Terminbuchungskalendern zugewiesen werden. Dabei kann jeder Online-Terminbuchungskalendern einer oder mehreren Benutzer-Gruppen zugleich zugeordnet werden. So kannst Du sicherstellen, dass nur die richtigen Personen den passenden Online-Terminbuchungskalender sehen, dort Buchungen machen oder diese bearbeiten können. Zusätzlich erlaubt das Anlegen von Benutzer-Gruppen einen Arbeitsablauf bei dem Benutzer auf eine Bestätigung warten müssen, bevor sie Zugang zu einem Kalender haben.

Verwende Benutzer-Gruppen, wenn Du ein Online-Terminbuchungssystem benötigst, um mehrere Zielgruppen, Teams, Mitarbeiter oder Kundensegmente zu bedienen. Wenn alle denselben Zugriff haben sollen, führen Benutzer-Gruppen in der Regel zu unnötiger Komplexität.

Mit Benutzer-Gruppen kannst Du:

Den Zugriff auf den Online-Terminbuchungskalender begrenzen, indem Du Benutzer erstellst und Benutzer-Gruppen zuweist
Benutzer-Gruppen zum Filtern Deiner Terminliste verwenden
Erlaube Superbenutzern nur den Zugriff auf bestimmte Online-Terminbuchungskalender
Produkte in Deinem Shop filtern

Einschränkung Kalenderzugang durch das Zuordnen von Nutzern zu einer Benutzer-Gruppe

Benutzer-Gruppen erstellen

Die meisten der Einstellungsmöglichkeiten von Benutzer-Gruppen bleiben so lange verborgen bis Du mindestens eine Gruppe anlegst. Du findest den Link zu Benutzer-Gruppen oben auf der Seite von Benutzer-Management. Klicke auf Benutzer-Gruppen, um eine neue Gruppe zu erstellen. Gib der Gruppe einen Namen unter Beschreibung und klicke auf Hinzufügen.

Ordne einzelne Benutzer Benutzer-Gruppen zu

Um einen einzelnen Benutzer einer Benutzer-Gruppen zuzuordnen, gehe zu Benutzer-Management. Suche nach dem entsprechenden Benutzer und klicke auf das Symbol für das Bearbeiten neben dem entsprechenden Benutzer. Es öffnet sich ein Feld, gehe dort zu Benutzer-Gruppen, wähle im Drop-down-Menü die gewünschte Gruppe und klicke dann auf Benutzer aktualisieren. Damit ist dieser Benutzer der von Dir ausgewählten Benutzer-Gruppen zugeordnet.

Beachte, dass wenn Du die Rolle oder die Benutzer-Gruppen für einen Superbenutzer änderst, dass damit der Superbenutzer automatisch ausgeloggt wird. Der Superbenutzer muss sich dann erneut einloggen, um den neuen Status als Update zu erhalten.

Ordne mehrere Benutzer den Benutzer-Gruppen zu

Wenn Du mehrere Benutzer Benutzer-Gruppen zuordnen möchtest, dann könntest Du überlegen alle Benutzer in einer CSV Datei zu exportieren, die Spalte mit der Angabe der Benutzer-Gruppe in einer Tabelle zu bearbeiten und dann diese Datei erneut in das System zu importieren. Dafür solltest Du bereits Benutzer-Gruppen erstellt haben und mindestens einen vorhandenen Benutzer manuell einer Benutzer-Gruppe zugeordnet haben.

Gehe dafür via Dashboard auf die Seite Benutzer-Management zu „Export“
Wähle unter Format die CSV-Datei im Drop-down-Menü aus, überlege, ob auch Superbenutzer den Benutzer-Gruppen zugeordnet werden sollen und klicke auf Export
Öffne diese Datei in einem Tabellenkalkulationsprogramm, wie beispielsweise Open Office oder Excel
Trage bei allen Benutzern in der Spalte für die Benutzer-Gruppe die entsprechende Gruppe ein
Speichere die Datei als CSV Datei unter demselben Namen ab
Klicke dann auf der Dashboard-Seite Import und wähle die gerade gespeicherte Datei aus
Wähle Bestehende Login-Namen mit den importierten Daten überschreiben, lass das Häkchen bei Die erste Zeile enthält die Daten der Kopfzeile stehen und bestätige mit Klick auf Jetzt hochladen
Alle Benutzer sind jetzt der von Dir ausgewählten Benutzer-Gruppe zugeordnet.

Ob diese Zuordnung korrekt ist, kannst Du dann kontrollieren.

Beachte bitte beim Import, dass die dritte Auswahlmöglichkeit alle anderen Benutzer-Daten, die im System sind, überschreiben wird. Danach sind nur noch die von Dir importierten Daten vorhanden. Alle anderen Benutzer-Daten könnten damit gelöscht werden.

Online-Terminbuchungskalender Benutzer-Gruppen zuordnen

Unter Konfigurieren > Zugang bei dem Online-Terminbuchungskalender, findest Du die Möglichkeit die Ansicht oder Bearbeitung für diesen Kalender auf eine bestimmte Benutzer-Gruppe zu begrenzen. Abhängig von den anderen Einstellungen auf dieser Seite werden Benutzer entweder ausgeschlossen davon Änderungen vornehmen zu können oder ganz blockiert. Wenn der Zugang ganz blockiert ist, dann sehen Benutzer von nicht autorisierten Benutzer-Gruppen eine Mitteilung darüber, dass sie blockiert sind, sollten sie versuchen Zugang zu dem Online-Terminbuchungskalender zu bekommen. Diese Mitteilung kann bearbeitet werden unter der Einstellung Konfigurieren > Layout, beispielsweise um einen Link zu der Liste mit allen Kalendern einzufügen.

Es kann sinnvoll sein, Benutzern, die nicht eingeloggt sind das Ansehen des Kalenders zu erlauben, aber dabei keine Änderungen vornehmen zu können. Das kann auch eingestellt werden unter Konfigurieren > Zugang, wo es im Bereich Was können Benutzer machen … näher erklärt wird. Wenn ein Benutzer von einer anderen Benutzer-Gruppen nun den Online-Terminbuchungskalender sieht, dann kann er ihn ansehen, aber keine Änderungen vornehmen oder Buchungen und Termine erstellen.

Benutzer-Gruppen löschen

Sei vorsichtig beim Löschen von Benutzer-Gruppen. Die Benutzer dieser Benutzer-Gruppen werden nicht gelöscht, aber sie kehren in denselben Status zurück, wie Benutzer ohne Gruppe. Online-Terminbuchungskalender, die noch immer zu einer gelöschten Benutzer-Gruppe gehören, bleiben so lange unzugänglich bis Du ihre Benutzer wieder in eine existierende Benutzer-Gruppe änderst oder die Beschränkungen der Benutzer-Gruppen aufhebst.

Preise nach Benutzer-Gruppen ändern im Online-Terminbuchungs-Tool

Es ist möglich, Preisregeln zu erstellen, mit denen die Preise für die Personen dieser Benutzer-Gruppe anders berechnet werden, beispielsweise mit einem Rabatt oder einer Erhöhung des Preises. Eine Preisregel kannst Du auch einsetzen, um weitere Bereiche des Benutzerverhaltens zu kontrollieren. Beispielsweise kannst Du Personen aus einer bestimmten Benutzer-Gruppe verbieten zu lange im Voraus zu buchen oder nur an einem bestimmten Tag in der Woche Buchungen für diese Gruppe zulassen.

Setze Benutzer-Gruppen ein, um die Kalender Liste zu filtern

Standardmäßig kannst Du eine Liste aller Online-Terminbuchungskalender in Deinem Konto zeigen, wenn Du die folgende URL einsetzt: www.supersaas.de/schedule/konto_name Wenn Du einen Wunsch-Domain Namen hast, dann zeigt diese Domain eine Liste von Kalendern inklusive aller Formulare.

Dies ist eine der nützlichsten gruppenbasierten Konfigurationen: Du kannst eine einzige Zugangs-URL weitergeben, und jeder Benutzer sieht letztendlich nur die Online-Terminbuchungskalender, auf die er Zugriff haben soll.

Auf der Seite Zugangskontrolle findest Du eine Einstellung, mit der Du die Wahl hast zwischen dem Zeigen einer Kalender-Liste oder der Weiterleitung zu dem ersten Online-Terminbuchungskalender auf Deinem Dashboard hast. Die Anordnung der Online-Terminbuchungskalender kannst Du ändern, indem Du auf einen Online-Terminbuchungskalender klickst und bei gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle auf dem Dashboard ziehst.

Auf derselben Seite hast Du auch die Möglichkeit Verlange von Benutzer sich zuerst anzumelden auszuwählen. Wenn Du diese Möglichkeit wählst, dann muss sich der Benutzer zuerst anmelden, um sich zu registrieren, falls er noch kein Konto hat. Du kannst für die Ansicht beim Login auf der Seite Layouteinstellungen eine persönliche Willkommensnachricht eingeben.

Wichtig, nachdem der Benutzer sich angemeldet hat, wird die Liste der Online-Terminbuchungskalender gefiltert, sodass nur diejenigen gezeigt werden zu denen der Benutzer Zugang hat. Und wenn der Benutzer nur zu einem einzigen Online-Terminbuchungskalender Zugang hat, wird er automatisch zu diesem Kalender geleitet. Das ermöglicht es Dir einen einzigen Link für Deine Benutzer einzusetzen, beispielsweise auf Deiner Webseite, und erlaubt unterschiedlich gruppierten Benutzern zu dem Online-Terminbuchungskalender zu gelangen, wo Du sie haben möchtest.

Zum Beispiel können Benutzer in der Gruppe Lehrer_A, die nur Zugang zu dem Online-Terminbuchungskalender Lehrer_A haben sofort zu diesem spezifischen Terminbuchungskalender weitergeleitet, wenn sie die Website www.supersaas.de/schedule/konto_name besuchen.

Bestätigung verlangen vor dem Zugang zum Online-Terminbuchungskalender

Wenn von Benutzern ein Login verlangt wird und es sind keine Online-Terminbuchungskalender vorhanden, auf die sie zugreifen können, dann wird ihnen die Seite „Blockiert“ vom ersten Online-Terminbuchungskalender in Deinem Konto gezeigt. Weil neue Benutzer generell noch keiner Benutzer-Gruppen zugeordnet sind, kannst Du das nutzen, indem Du diesen Benutzern auf dieser Seite eine Nachricht zukommen lässt. Beispielsweise, wie folgt: „Wir freuen uns über Ihre Anmeldung. Sie können Reservierungen vornehmen, sobald der Administrator Ihren Zugang bestätigt hat.“ Deine eigene Nachricht für neue Benutzer kannst Du auf der Seite Konfigurieren > Layout unter Meldung, die auf dem Login-Bildschirm angezeigt werden soll eingeben und speichern.

Damit Du über jede neue Anmeldung informiert wirst, kannst Du auf der Seite Zugangskontrolle die Einstellung Eine E-Mail-Benachrichtigung an den Administrator senden aktivieren, um immer eine automatische E-Mail zu erhalten, wenn sich ein neuer Benutzer angemeldet hat.

Superbenutzer beschränken durch Zuordnen zu einer Benutzer-Gruppe

Beschränke Superbenutzer auf bestimmte Online-Terminbuchungskalender

Als Standard haben Superusers Zugang zu allen Kalendern in allen Konten, unabhängig von der Benutzer-Gruppe, zu der sie zugeordnet wurden. Wenn ein Online-Terminbuchungskalender einer Benutzer-Gruppe zugeordnet wird, dann wird eine zweite Möglichkeit angezeigt, dass es Dir ermöglicht zu verlangen, dass Superbenutzer Teil der Benutzer-Gruppe sind. Superbenutzer werden außerhalb dieser Gruppe wie ein regulärer Besucher des Kalenders behandelt.

Das ist beispielsweise dann hilfreich, wenn Du mehrere Therapeuten verwalten willst, jeder mit seinen eigenen Kunden in einem einzigen SuperSaaS Konto. Wenn Du mehrere Superbenutzer für einen Online-Terminbuchungskalender brauchst, aber nicht möchtest, dass sie Zugang zum gesamten Konto haben, dann kannst Du das so einrichten. Wenn Du eine einzige Person als Superbenutzer für einen Online-Terminbuchungskalender brauchst, wie meist üblich, dann brauchst Du keine separate Gruppe zu erstellen. In dem Fall kannst Du einfach die entsprechende E-Mail-Adresse auf der Seite Konfigurieren > Zugang in das entsprechende Feld eingeben und damit wird die Person mit dieser E-Mail-Adresse als Superbenutzer nur für diesen Online-Terminbuchungskalender freigegeben.

Zugangsrechte der Superbenutzer für das Benutzer-Management ändern

Als Standard können Superbenutzer nur die Benutzer aus der eigenen Benutzer-Gruppe sehen und bearbeiten oder Benutzer, die noch keiner Benutzer-Gruppe zugeordnet wurden. Sie können nicht die Gruppe ändern oder einen Benutzer zu einem Superbenutzer machen. Darüber hinaus erstreckt sich die Beschränkung auf die Gruppe auf die Übersichtsseite des Dashboards (Überwachen) sowie auf den Import und Export von Benutzern.

Am Ende der Seite Zugangskontrolle findest Du die Einstellung Superbenutzern erlauben, andere Benutzer anzulegen, ihre Zugriffsebene zu ändern …. Wenn Du diese Möglichkeit auswählst, dann kann der Superbenutzer alle Benutzer ändern oder aktualisieren unabhängig davon welcher Benutzer-Gruppe er selber zugeordnet wurde.

Zugang von Superbenutzern zu Formulare beschränken

Als Standard können Superbenutzer aus allen Gruppen alle Formulare sehen und bearbeiten. Superusers können ausgeschlossen werden von der Ansicht von Formularen, die nicht für sie gedacht sind auf der Seite Konfigurieren > Übersicht in einem Formular. Das reguliert den Superbenutzer auf einen normalen Benutzer im Zusammenhang mit diesem Formular. Wenn das Formular also regulären Benutzern den Zugang erlaubt, dann kann auch der Superbenutzer neue Formulare ausfüllen.

Benutzer-Gruppen zum Filtern von Produkten im Shop verwenden

Nachdem Du Benutzer-Gruppen definiert und das Guthabensystem aktiviert hast, wird auf der Seite Shop-Management eine Option zur Zuweisung von Produkten zu Gruppen angezeigt. Normalerweise kann ein Produkt von jedem Benutzer gekauft werden, aber wenn es einer oder mehreren Benutzer-Gruppen zugewiesen wurde, können nur die Benutzer in diesen Gruppen das Produkt kaufen. SuperSaaS bietet nur eine Art von Guthaben, daher gibt es keine Option für eine bestimmte Art von Guthaben, das nur für einen bestimmten Online-Terminbuchungskalender oder einen bestimmten Kurs verwendet werden kann. Du kannst jedoch einschränken, welche Produkte die Benutzer kaufen können und in welchen Online-Terminbuchungskalendern sie diese ausgeben können.

Wenn Du eine Benutzer-Gruppe erstellst, der keine Benutzer zugeordnet sind, kannst Du Produkte effektiv ausblenden, wenn Du sie dieser Benutzer-Gruppe zuordnest. Dies kann nützlich sein, um Produkte vorübergehend zu deaktivieren oder um ein Produkt zu erstellen, das nur dem Administrator zur Verfügung steht, um es als manuellen Kauf für einen Benutzer einzugeben.