In dieser Anleitung richten wir einen Online-Terminbuchungskalender für einen Massagetherapeuten ein. In dem Online-Terminbuchungssystem kannst Du einen oder auch mehrere Terminbuchungskalender einsetzen, sodass Du eine komplexe Zeiterfassung für alle nötigen Abläufe machen kannst. Mit kleinen Änderungen kann dieser Terminbuchungsplan ebenfalls für das Termine planen als Buchungs-Plattform für viele andere Zwecke verwendet werden, z. B. für die Buchung von Fototerminen, Fahrstunden oder Konferenzräumen.
Einzeltermin buchen
Wir bezeichnen diese Art von Online-Terminbuchungskalender als „Ressourcenplan“. Der Ressourcenplan bietet eine Ressourcenverwaltung, wo Planung, Zuteilung, Überwachung und Optimierung aller Mittel zur Buchung angeboten und verwaltet werden können.
Der Ressourcenplan erlaubt es den Benutzern eine bestimmte Zeit als Einzeltermin bei einer Person, einer Sache oder für einen bestimmten Raum zu buchen. Es ist möglich, mehrere Ressourcen in einem Online-Terminbuchungskalender einzuplanen, sodass Benutzer bei mehreren Therapeuten Termine vereinbaren können.
Wenn Du dagegen Termine für Gruppen anbieten willst, wie Kurse, dann ist die Anleitung Kapazitäts-Kalender die bessere Wahl. Und wenn Deine Kunden Dienste und Serviceleistungen aus einer Liste auswählen sollen, wobei jeder Dienst von einer oder mehreren Ressourcen abhängig sein kann, dann ist die Anleitung Service-Kalender passend.
Diese Anleitung zeigt Folgendes:
- Wie das Online-Terminbuchungssystem als einfaches Instrument zur Terminbuchung genutzt wird
- Wie unterschiedliche Terminarten und Zeitlängen in einem Drop-down-Menü angeboten werden
- Wie Zahlung bei jedem Termin eingesammelt wird
Du kannst das Endergebnis auf der Seite Therapeuten Demo sehen.
Entweder kannst Du von Deiner Website zum SuperSaaS-Terminbuchungskalender mit einem Buchungs-Button per Link hinleiten. Dann erscheint Dein Terminbuchungskalender, wie in der Demo unten. Dafür kannst Du einen Link oder einen Buchungs-Button direkt auf Deine Website setzen oder ohne Website nutzen.
Oder der Terminbuchungskalender erscheint als Teil Deiner Website per Buchungs-Widget in einem kleinen Fenster oder als kleiner Button, wie bei dem Widget unten.
Den Kalender in 5 einfachen Schritten einrichten
Die effektivste Art Online-Terminbuchung einrichten zu können ist ein Einrichten-und-Testen-Kreislauf: Probiere den Terminbuchungsvorgang im Online-Terminbuchungskalender nach der Ersteinrichtung aus, nimm Änderungen vor und wiederhole den Vorgang so lange, bis alles so funktioniert, wie Du es brauchst.
Schritt Richte mit dem Kalender-Generator einen Basis-Terminbuchungskalender ein
Wähle den richtigen Kalender Typen
Klicke im Dashboard auf Neuer Plan. Damit wirst Du durch den Terminbuchungskalender-Generator geleitet, sodass Du die richtigen Einstellungen für Deinen Online-Terminbuchungskalender auswählen kannst.
Zuerst musst Du wählen, ob Du einen Ressourcenplan, Kapazitätsplan oder Serviceplan als Online-Terminbuchungskalender erstellen willst.
Wähle Ressourcenplan für Einzeltermine mit einer Person. Er ist ideal für einen Massagetherapeuten, der keine Termine haben soll, die sich überschneiden.
Bestimme, wer Änderungen am Online-Terminbuchungskalender machen darf
In dieser Anleitung wählen wir die Option: Einloggen, um Änderungen zu machen, bei der sich die Kunden in Deinem Terminbuchungsplan anmelden müssen, um eine Buchung machen zu können. Damit kannst Du Deine Kunden besser Ihren Buchungen zuordnen und diese können besser ihre eigenen Buchungen sehen.
Wähle eine oder mehrere Ressourcen
Ein Massage Therapeut ist die einzige Ressource, die gebucht werden kann, sodass die erste Option Eins: Nur eine Ressource oder Person, ein Objekt oder einen Ort die beste Auswahl für diesen Typ Kalender zur Online-Buchung ist. In dieser Anleitung zeigen wir die Einrichtung der Online-Terminbuchung für einen Therapeuten als einzelne Person.
Eine Ressource zur Terminbuchung anbieten
Wenn Du eine Person oder eine Sache hast, für die Termine gebucht werden oder die gemietet werden kann, dann ist diese die Ressource.
Falls Du diesen Terminbuchungskalender einrichten willst, damit andere Personen bei Dir einen Termin buchen können, dann bist Du selbst die Ressource, die für die Terminbuchung angeboten wird.
Der Vorteil von einem einzelnen Terminbuchungskalender für jede Person gegenüber einer Terminverwaltung für mehrere Personen liegt darin, dass alle Parameter der Terminbuchung genau für diese eine Person eingerichtet werden können.
Darüber hinaus kann diese Person auch als Superbenutzer für diesen Terminbuchungskalender eingerichtet werden, sodass die Person ihre eigenen Termine online verwalten kann. Und gleichzeitig kann ein Administrator über mehrere Einzel-Online-Terminbuchungskalender zur Terminvergabe von unterschiedlichen Personen alle überwachen.
Mehrere Ressourcen zur Terminbuchung anbieten
Wenn Du mehr als eine Person oder eine Sache hast, die gebucht werden kann, dann kannst Du diese bei der zweiten Option für mehrere Ressourcen auflisten.
Mehrere Ressourcen kannst Du bei Schritt 3b eingeben. Gib dann den Namen der Ressource ein und stelle eine 1 dahinter: „Ressource 1“ Und klicke dann auf „Hinzufügen“. Dann gibst Du „Ressource 2“ oben ein und klickst erneut auf „Hinzufügen“. Das wiederholst Du so lange, bis alle Ressourcen, die buchbar sind, im unteren Feld aufgelistet sind. So kannst Du auch mehrere verfügbare gleichartige Sachen auflisten, die Du für eine Buchung verfügbar machen möchtest.
Bei unserem Beispiel mit dem Therapeuten, kannst Du hier natürlich mehrere Therapeuten auflisten, wie beispielsweise:
- Chiropraktiker_Jens_König
- Chiropraktiker_Alex_Weiler
- Chiropraktiker_Michael_Reiter
Der Vorteil von einem gemeinsamen Terminbuchungskalender für mehrere Personen liegt darin, dass alle Parameter der Terminbuchung für alle diese Personen gleichzeitig gelten und eingerichtet werden können.
Ideal ist der Ressourcenplan auch für das Verwalten oder Vermieten von mehreren Sachmitteln, Objekten oder gleichartigen Dingen. Diese können alle in einer übersichtlichen Anordnung zur Buchung angeboten werden. Erfahre mehr, wie Du das Anbieten von mehreren Ressourcen in einem Ressourcenplan umsetzen kannst.
Darüber hinaus kann eine Auswahlmöglichkeit bei der Terminbuchung für Kunden hergestellt werden mit einer Kombination mit einem Serviceplan Terminbuchungskalender, wo dann „Einer dieser Personen“ für die Terminbuchung zur Verfügung stehen kann.
Gib Deinem Online-Terminbuchungskalender einen Namen
Der Titel, den Du Deinem Terminkalender gibst, wird in Kombination mit dem Namen Deines SuperSaaS-Kontos zusammen die URL (Webadresse) bilden, die Deine Kunden sehen, wenn sie Deinen Online-Terminbuchungskalender benutzen. Setze eine kurze, aber passende Beschreibung als Namen für den Terminbuchungskalender ein. Tippe den Titel für den Online-Terminbuchungskalender ein, beispielsweise „Therapeut“ und klicke Nächster Schritt.
Du kannst diesen Namen später immer noch ändern (wie auch Deinen SuperSaaS-Konto-Namen), aber beachte, dass wenn Du das tust, die URL (Webadresse) von Deinem Terminbuchungskalender sich entsprechend verändert und Du vielleicht Deine Benutzer darüber informieren musst.
Stelle Deine Verfügbarkeit ein
Die Einstellungen hier legen die grundlegenden Einschränkungen für die Verfügbarkeit der Terminbuchung fest. Du kannst alle diese Einstellungen später weiter anpassen oder ändern.
Die Wochentage und Öffnungszeiten legen fest, wann in diesem Terminbuchungskalender Termine gemacht werden dürfen. Gib hier die Zeiten ein, wann Du (der Therapeut) für Buchungen und Termine zur Verfügung stehen willst. Eine genauere Anpassung mit einer Pause je Tage ist für jede Ressource einzeln später möglich unter Überwachen > Öffnungszeiten.
Die Termindauer legt fest, wie lange ein gebuchter Termin dauern soll. Gib hier die Dauer ein, für wie lange Deine Benutzer bei Dir einen Termin machen dürfen. Falls Du Deine Benutzer und Kunden später selbst eine beliebige Terminlänge wählen lassen willst, dann gib hier die kürzeste Zeitdauer für einen Termin ein. Wenn alle Termine eine feste Dauer haben, kann das System in Kombination mit den Startzeiten feste Zeitfenster darstellen, die Deinen Benutzern signalisieren, dass sie dort einen Termin buchen können.
Wenn Du Deinen Benutzern und Kunden mehrere unterschiedlich lange Termindauerzeiten zur Auswahl bei der Buchung anbieten willst, dann kannst Du der Anleitung in dem Video oben folgen.
Bei Wann können Termine beginnen legst Du fest, zu welchen Zeiten ein gebuchter Termin starten darf. Wenn diese Startzeit mit einer festen Standarddauer zusammenpasst, dann zeigt das System buchbare Fenster zum Anklicken.
Festgelegte Zeiten für Zeitfenster in Kacheloptik
Wenn Termine so eingestellt sind, dass sie zu vorher festgelegten Zeit anfangen und enden, dann kann das System eine übersichtliche Benutzeroberfläche erstellen. Dabei werden festgelegte Zeitfenster (oder Bausteine) in Kacheloptik erstellt, auf die Kunden klicken können, um einen Termin zu machen.
Du kannst Termine festlegen, sodass der Startpunkt von einem Termin nur zu bestimmten Zeiten beginnen darf, indem Du beispielsweise *:00, *:30 bei der Option ‚Zu bestimmten Zeiten‘ eingibst, wodurch das System ein Zeitfenster zu jeder vollen und halben Stunde erstellt. Die Demo Therapeut Terminbuchungskalender zeigt diese Art der Einrichtung.
Um dasselbe Ergebnis, wie im Demo-Kalender zu erhalten konfigurieren wir die Termine so, dass sie zu 3 festen Zeiten beginnen, indem wir „9:00 am, 12:00 pm, 3:00 pm“ (Die Eingabe von „9:00, 12:00, 15:00“ würde genauso gut funktionieren, wenn Du einen 24-Stunden-Rhythmus verwenden möchtest) eingeben.
Freie Terminplanung jederzeit innerhalb der Öffnungszeiten
Wenn Du dagegen lieber Behandlungen mit unterschiedlicher Länge anbieten willst, dann lasse den Benutzer wählen. Deine Kunden und Patienten klicken einfach auf eine beliebige Stelle im Online-Terminbuchungskalender und können so die für sie passende Zeit für den Termin auswählen. Wähle dafür „Jederzeit (innerhalb der Öffnungszeiten)“.
Du hast einen funktionierenden Online-Terminbuchungskalender
Mit Klick auf Beenden erstellt das Kalender-Tool automatisch einen Terminbuchungskalender und macht ihn online zugänglich. Jetzt hast Du einen funktionierenden Online-Terminbuchungskalender. Gehe zu Schritt 2, um zu prüfen, ob er wie erwartet funktioniert.
Schritt Probiere den Terminbuchungskalender aus, bis er richtig funktioniert
Normale Benutzer werden denselben Online-Terminbuchungskalender sehen aber mit weniger Optionen. Du findest Benutzen auch auf Deinem Dashboard. Du hast Zugang zu Deinem Dashboard über den Link in der rechten oberen Ecke auf Deiner Bildschirmansicht. Du kannst die Seite in Deinem Browser für die tägliche Anwendung zur Verwaltung Deiner Online-Terminbuchung markieren und als Lesezeichen hinzufügen.
Erstelle einen Termin
Mit Klick auf eines der buchbaren Zeitfenster unter Benutzen erscheint ein Dialog-Fenster für eine Neue Reservierung. Wenn das Fenster für die Terminbuchung an einer ungünstigen Stelle liegt, dann kannst Du es einfach mit der Maus zu einem besseren Platz ziehen.
Um ein Datum festzulegen, kannst Du entweder aus einem Pop-up-Kalender auswählen oder von Hand ein Datum eingeben. Als Standard erfragt das System einen Namen und eine Telefonnummer. Du kannst hier zusätzliche Felder hinzufügen, um mehr Buchungsdetails zu sammeln.
Klicke auf Reservierung erstellen und der Terminplaner aktualisiert sich und zeigt das eingebuchte Zeitfenster. Wenn Du den Termin bearbeiten willst, klicke erneut darauf und mache die Änderungen. Klicke Reservierung aktualisieren bevor Du es schließt, um die Änderungen zu speichern.
Schritt Ändere und korrigiere Terminbuchungskalender-Einstellungen
Bearbeite die Parameter der Ressourcen
Der Tab Konfigurieren > Ressourcen enthält die Einstellungen, um Personen, Dinge oder Räume zu definieren für Deine Terminplanung. Beachte, dass diese Seite anders aussehen wird, wenn Du einen anderen Typ Terminbuchungskalender verwendest.
Bei einer Massagetherapie ist die Haupt-Ressource eine Person, ein Therapeut. Und daher bleiben wir in dieser Anleitung bei einer Ressource.
Du kannst jedoch die Verfügbarkeit für einen zweiten Therapeuten oder weitere in demselben Kalender einfügen mit Klick auf „eine Liste eingeben“. Damit öffnet sich ein Fenster, wo Du alle weiteren Therapeuten (Ressourcen) auflisten kannst, bei denen ein Termin gebucht werden kann. Beachte, dass alle verknüpften Reservierungen auch gelöscht werden, wenn Du eine Ressource löschst.
Du findest weit mehr Informationen über die breite Auswahlmöglichkeit an Einstellungen unter Zugang, Vorgang und Layout in der Dokumentation auf den Seiten für den Support.
Definiere Deine Reservierung
Den Begriff, wie eine Reservierung genannt wird, kannst Du unter Konfigurieren > Ressourcen bei Begriff, mit dem ein Eintrag im Plan bezeichnet wird festlegen.
Dort kannst Du aus einer Liste einen Begriff auswählen, mit dem Du „Reservierungen“ im Terminbuchungskalender benennen willst. Oder Du kannst einen selbstgewählten benutzerdefinierten Begriff einsetzten, wie das System Deine Reservierungen nennen soll. In unserem Beispiel wäre „Sitzung“ oder „Behandlung“ vielleicht eine gute Wahl. Dieser Begriff wird in allen Dialogfeldern, Hilfstexten und E-Mail-Bestätigungen verwendet.
Gib die Einzahl eines Wortes ein und das System wird es im Englischen automatisch, wo es passend ist, in die Pluralform setzen.
Gib den Begriff für andere Sprachen in zwei Versionen ein: Einmal als Einzahl und mit Komma getrennt als Mehrzahl. Setze ohne Leerstelle vor jede Version eine kleine Kennzeichnung für das Geschlecht des Wortes, im Deutschen, wie folgt:
- ª vor ein weibliches Wort (die, eine)
- º vor ein männliches Wort (der, einer)
- · vor ein sachliches Wort (das, ein)
In unserem Beispiel sollte das beispielsweise so aussehen, „ªBehandlung, ªBehandlungen“. Das wird dann vom System gelesen als die einzelne Behandlung und die vielen Behandlungen.
Der Begriff, mit dem der Kalender den „Benutzer“ benennt, kann ebenfalls kundenspezifisch angepasst werden. Das findest Du unter dem Dashboard Layouteinstellungen bei der Überschrift „Wie soll die Anwendung Ihre Nutzer nennen“. Beispielsweise kannst Du „Kunde“ oder „Mitarbeiter“ wählen. Eine eigene kundenspezifische Benennung solltest Du genauso eingeben, wie im vorhergehenden Absatz beschrieben. Es wird bei allen Terminbuchungskalendern online in Deinem SuperSaaS-Konto angewendet.
Begrenzung pro Benutzer
Als Nächstes bestimmst Du die Anzahl der Termine, die ein Benutzer im Terminbuchungskalender online machen kann unter Limit pro Benutzer. Wenn das Maximum erreicht ist, kann der Kunde nur bestehende Termine ändern oder löschen.
Dabei kannst Du ein Limit für die Zahl der möglichen Buchungen pro Tag, Woche, Monat oder Jahr für denselben Zeitraum festlegen.
Zusätzlich ist ein Limit für die Gesamtzahl der Buchungen und der Buchungen in der Zukunft möglich.
Überlege, wie viele Termine ein Kunde bei Dir als Therapeut machen können soll, um die passende Begrenzung für die Terminbuchung zu finden.
Terminlänge
Es gibt drei Optionen, um die Terminlänge oder Termindauer im Terminbuchungskalender zu bestimmen:
Kunde bestimmt die Dauer
Der Kunde bestimmt die Dauer, indem er Anfangs- und Endzeit wählt: Du kannst einen Minimum- oder Maximum-Wert als Zeiteinheit für die Dauer eines Termins vorgeben, um die Auswahlmöglichkeiten Deiner Kunden im Terminbuchungskalender zu begrenzen. Damit die Zeiten der gebuchten Termine sich harmonisch hinter aneinander fügen können, kannst Du bei dieser Auswahl mit Rundungszeiten arbeiten.
Gleiche feste Dauer
Alle Reservierungen haben die gleiche feste Dauer: Lege diese Dauer einfach als Standardwert fest.
Dauer aus einer Drop-down-Liste auswählen
Der Kunde wählt die Dauer aus einer Drop-down-Liste aus: Wenn Du diese Option wählst, öffnet sich ein Fenster, wo Du Deine Auswahlmöglichkeiten auflisten kannst. Die begleitenden Anleitungen und Hilfstexte erklären, wie diese Optionen genau festgelegt werden können.
Der Online-Terminbuchungskalender in der Demo Therapeut bietet die Drop-down-Option „Einführungssitzungen“ (60 Minuten), „Mittlere Behandlungen“ (90 Minuten) und „Lange Behandlungen“ (120 Minuten) an.
Und hier siehst Du ein solches Beispiel mit Drop-down-Option für die Zeitauswahl bei der Terminbuchung.
Preis
Lege unter Konfigurieren > Ressourcen fest, welchen Preis Du für eine Buchung berechnen willst. Erfahre mehr, wie der Preis genau dargestellt und berechnet wird und wie dieser Preis mit Regeln angepasst werden kann.
Du kannst einen festen Preis wählen, der immer gleichbleibend für jede Buchung gilt. Oder gib einen Basispreis ein, der sich entsprechend der Länge des Termins, auf dem Wochentag oder einiger anderer Faktoren basierend ändern kann.
Wenn Du Kunden erlaubst wiederholte Termine zu machen, dann berechnet das Terminbuchungssystem den genauen Betrag für den Preis aus der Anzahl der Termine, die ein Kunde macht.
Auswahl an Zahlungsoptionen
SuperSaaS bietet eine breite Auswahl an Zahlungsoptionen. Du hast dabei die Auswahl aus unterschiedlichen Möglichkeiten der Bezahlung, die teilweise auch miteinander kombiniert werden können, wie beispielsweise die Online-Zahlung und das Guthabensystem.
- Keine Zahlung: Du regelst alles außerhalb der Terminbuchung.
- Vor Ort Zahlung: Du zeigst den Preis und regelst die Bezahlung außerhalb der Terminbuchung.
- Pflicht Online-Zahlung bei Buchung: Lass Kunden bei der Buchung zahlen.
- Freiwillige Online-Zahlung bei Buchung: Lass Kunden entscheiden, ob der Termin gleich bei der Buchung bezahlt wird oder später.
- Guthaben als Zahlung: Kunden bezahlen Guthaben im Shop vorab und bezahlen damit ihre Buchungen. Guthaben kann als Zahlung mit einer Währung genutzt werden oder mit Credits.
- Rabatte und Coupons: Gib Rabatte zu besonderen Zeiten oder an bestimmte Personengruppen oder lass Kunden mit Coupons zahlen.
Die Zahlungsmethode kann via Dashboard unter Zahlungseinrichtung konfiguriert werden mit der Auswahl von Deiner bevorzugten Methode zur Zahlung im Terminbuchungssystem. Diese Auswahl gilt für alle im Konto enthaltenen Terminbuchungskalender. Bei jedem Terminbuchungskalender kannst Du einzeln konfigurieren, ob eine Zahlung erforderlich ist, im Tab Konfigurieren > Vorgang.
Mehr Information findest Du unter Füge Deinem Online-Terminbuchungssystem Bezahlung hinzu.
Zeitliche Beschränkungen
Die Standardzeit legt fest, wie lange ein Termin dauern soll, der bei dem Therapeuten gebucht wird.
Pufferzeit
Du kannst eine Pufferzeit zwischen den Terminen festlegen. Wenn Du die Pufferzeit auf eine andere Zahl als Null stellst, dann hält das System diese Zeit zwischen den Terminen frei. Die Pufferzeit erlaubt Dir eine regelmäßige Pause zwischen den Terminen. Das kann beispielsweise genutzt werden, um zwischen den Terminen aufzuräumen und für den nachfolgenden Termin vorzubereiten.
Diese Pufferzeit wird nicht zwischen der Öffnungszeit und dem ersten Termin und nach dem letzten Termin vor der Schließzeit eingerechnet.
Anfangszeiten
Unter dem Reiter Ressourcen im Feld Anfangszeiten beschränken auf kannst Du auflisten welche Zeiten Deine Kunden als Anfangszeit auswählen können. Wenn die Anfangszeit sowie auch die Länge des Termins mit der Dauer festgelegt sind, dann kann das System eine Schnittstelle mit „Buchungsangeboten“ zeigen, auf die der Kunde klickt, um einen Termin zu machen. In dem Fall bestimmt die Standardlänge die Größe des Bausteins.
Beachte, dass ohne Begrenzungen der Anfangszeit Termine zu jeder Zeit beginnen können und damit Deinen Terminbuchungskalender voller leeren Stellen und Restzeiten lässt. Setzte eine Rundungszeit ein, um zu vermeiden, dass Kunden zu unregelmäßigen Zeiten, wie beispielsweise von 14:07 bis 14:23 buchen. Wenn Du Begrenzungen der Anfangszeit und auch Rundungszeiten eingesetzt hast, dann wird nur die Endzeit gerundet.
Solltest Du einen Service anbieten, der den Kunden erlaubt, eine Ressource für einen ganzen Tag zu buchen, wie das Ausleihen für medizinisches Equipment, wie beispielsweise ein Blutdruckmessgerät, dann kannst Du die Zeiten auf den nächsten Tag runden, wodurch alle Stunden und Minuten auf der Bildschirmanzeige ausgelassen werden. Um den ganzen Tag verfügbar zu machen, ändere dann auch gleichzeitig unter Überwachen > Öffnungszeiten die Zeiten entsprechend zu 0:00-24:00 Uhr, damit eine Buchung rund um die Uhr zugelassen wird.
Du kannst die Verfügbarkeit weiter durch die Öffnungszeiten unter Überwachen > Öffnungszeiten begrenzen. So kannst Du beispielsweise eine Mittagspause bei der Terminbuchung einrichten.
Zugang einrichten
Im Tab Konfigurieren > Zugang kannst Du festlegen, wer unter welchen Umständen Zugang haben darf zu Deinem Terminbuchungskalender. Lerne mehr darüber auf den Seiten Zugang zu Deinem Terminbuchungskalender kontrollieren.
Im Bild oben kannst Du sehen, wie die Einstellungen eingestellt werden, wenn Dein Terminbuchungskalender keine Details zeigen soll und nur der Administrator und Superbenutzer Änderungen machen dürfen.
E-Mails und Buchungsformular
Im Tab Konfigurieren > Vorgang kannst Du oben festlegen, was die Benutzer bei der Terminbuchung ausfüllen sollen. Damit alle Benutzer bei der Terminbuchung eine E-Mail erhalten können, muss die E-Mail-Adresse entweder bei der ersten Registrierung oder in der Buchung erfasst werden. Wenn Deine Benutzer sich nicht anmelden (registrieren) müssen, dann solltest Du hier die E-Mail-Adresse abfragen, wenn Deine Kunden automatisch über ihre Buchungen informiert werden sollen.
Aktiviere unter Konfigurieren > Vorgang auch das automatische Versenden der E-Mails rund um die Buchungen. Und, falls nötig, kannst Du die Inhalte der E-Mails an Deine Kunden anpassen.
Farben anpassen
Im Tab Konfigurieren > Layout kannst Du die Farben festlegen mit Klick auf „Farben des Layout“. Dort kannst Du sehen, wie es in der Desktop oder der mobilen Version aussehen kann. Lerne mehr darüber auf den Seiten Das Layout Deines Terminbuchungskalenders ändern.
Wenn Du die mobile Version ohne Widget nutzen willst, dann achte darauf, dass „Gewählte Tage“ in der Farbe einen deutlichen Kontrast bildet, damit Deine Kunden deutlich erkennen welchen Tag sie in der Monatsansicht gewählt haben.
Schritt Teste den Terminbuchungskalender aus Sicht eines Kunden
Jeder Terminbuchungskalender hat seine eigene URL als Webadresse, die Du unter Konfigurieren unter Übersicht finden kannst.
Den Terminbuchungskalender als Benutzer testen
Wenn ein Kunde den Kalender öffnet, dann kann er sich rechts oben in der Ecke einloggen.
Normale Benutzer sehen die Schaltflächen „Überwachen“ und „Konfigurieren“ nicht und können in der Regel auch nicht die Termine anderer Benutzer sehen und ändern.
Nur ein Superbenutzer kann unter „Überwachen“ Buchungen von anderen sehen und verwalten, wenn Du das so eingerichtet hast. Wenn Du also Superbenutzer einsetzen willst, die mit erweiterten Zugriffsrechten bei der Verwaltung der Online-Terminbuchung helfen können, dann teste deren Ansichten und Funktionen bei der Terminbuchungsverwaltung ebenfalls.
Schritt Integriere das Online-Terminbuchungssystem in Deine Webseite
Es gibt mehrere Optionen, wie Du Leute zu Deiner online Patiententermin-Buchungsmöglichkeit leiten kannst:
Als Widget in Deine Webseite integrieren
Mit einem Widget zur Terminbuchung kannst Du Deine Buchung für Termine direkt in Deine Website einbetten. Deine Kunden machen ihre Termine direkt auf Deiner Website, ohne diese zu verlassen. Wenn Du in demselben Browser gleichzeitig als Administrator angemeldet bist, dann erhältst Du dort einen Code, mit dem Du Deine Online-Terminbuchung direkt in Deine Website integrieren kannst.
Wähle dabei links eine mögliche Widget-Ansicht für die Terminbuchung, damit Du rechts das mögliche Ergebnis sehen kannst, wie das in Deiner Website aussehen könnte. Das Widget für Terminbuchung stellt Dir dabei mehrere Ansichten zur Auswahl.
Probiere das Terminbuchungs-Widget mit einer Liste aller buchbaren Termine:
Sieh Dir das Terminbuchungs-Widget als einer Matrix aller buchbaren Termine in der Wochenansicht an:
Probiere das Terminbuchungs-Widget mit Buttons für alle buchbaren Termine in der Woche:
Oder biete das Terminbuchungs-Widget als Monatsansicht für alle Tage an, wo die buchbaren Termine je Tag nach Auswahl gezeigt werden:
Wenn Benutzer ihre eigenen Buchungen später ändern oder stornieren dürfen, ist das nicht im Widget möglich, sondern sie müssen dafür per Link zum vollständigen Terminbuchungskalender gehen. Diesen Link können Deine Benutzer in ihrer Bestätigungs-E-Mail nach der Buchung erhalten. Wenn Du dafür das magische Wort „$modurl“ in den Inhalt der E-Mail einsetzt unter Konfigurieren > Layout, dann wird damit automatisch ein Link in der Buchungsbestätigung erzeugt, der ein Token enthält, sodass eine Änderung dieser Reservierung ohne Anmeldung möglich wird.
Per Link zur Terminbuchung leiten
Wenn Du keine eigene Webseite hast oder lieber nur einen individuellen Buchungs-Button einsetzen willst, der zu Deinem Online-Terminbuchungskalender leitet, dann wähle die Integration per Link. Die Terminbuchung findet dann in Deinem Buchungskalender auf den Seiten von SuperSaaS statt.
Dafür kannst Du einen individuellen Buchungs-Button erstellen, der Deine Kunden direkt zu Deinem Online-Terminbuchungskalender weiterleitet.
Wenn Du dabei gleichzeitig als Administrator in demselben Browser eingeloggt bist, dann kannst Du dort einen Code erhalten, den Du in Deiner Website oder an anderen Stellen einsetzen kannst.
Mit einem Link zur Terminbuchung entscheidet das Gerät von Deinem Kunden darüber, welche Ansicht zur Terminbuchung er benutzt.
Auf einem normalen Computer mit Bildschirm oder einem Laptop benutzen Deine Kunden die Desktop-Ansicht für die Terminbuchung:
Bei einem Tablet oder einem Smartphone benutzen Deine Kunden die Mobil-Ansicht für die Terminbuchung:
So kannst Du die Terminbuchung für Deine Kunden auf allen Geräten optimiert anbieten:
Weitere Integrationsmöglichkeiten
Und Du kannst auch weitere Integrationsmethoden für Deine Terminbuchung einsetzen:
- Setze die Terminbuchung für den Therapeut in Social Media
- Integriere Deine Terminbuchungsmöglichkeiten für Kunden als Buchungs-Button in Deine E-Mail
- Erstelle einen QR Kode, drucke ihn auf Werbemittel, Flyer oder Postkarten und hänge ihn an den Eingang Deiner Praxis
Lerne mehr darüber auf den Seiten Integriere einen Online-Terminplan und -kalender in Deine Webseite.
Weitere Anpassung für den Alltag
Patienten-vor-ab-Informationen einholen per Formular
Du kannst Patienten-vor-ab-Informationen einholen, indem Du ein Formular in die Buchung einbindest. Das System bietet Dir einen eigenen Formular-Generator, wo Du ein passendes Formular selber erstellen kannst. Dabei kannst Du beliebig viele Formulare erstellen und in Deine Terminbuchungskalender einbinden. Damit kannst Du zusätzliche Informationen von Patienten abfragen oder Hinweise geben. Deine Formulare kannst Du in den Buchungsvorgang einbinden oder als einzelnes online Formular separat nutzen.
Lerne mehr darüber auf den Seiten kundenspezifische Formulare hinzufügen in der Dokumentation.
Aussehen
Wenn Du den Link zum Terminbuchungskalender nutzt, kannst Du den Platz über dem Kalender benutzen, um eine ausführlichere Beschreibung über Deine Leistungen zu geben oder eine Anweisung zu ergänzen. Diese Informationen gibst Du bei einem Buchungs-Widget direkt auf Deiner eigenen Website.
Wenn Du gerne das Aussehen von Deinem Kalender ändern möchtest, dann gibt es dafür verschiedene Formatierungsoptionen inklusive der Änderung der Farben und dem Hinzufügen von Bildern. Bilder müssen online verfügbar sein und Du solltest die Rechte für die Nutzung dazu haben.
Unter Konfigurieren > Layout kannst Du die sichtbaren Zeiten abweichend von den Öffnungszeiten ändern. So kannst Du beispielsweise Notfalltermine in den Öffnungszeiten, aber außerhalb der sichtbaren Zeiten des Terminbuchungskalenders noch einfügen.
Unter Überwachen > Öffnungszeiten kannst Du ganze Tage, die nicht für Buchungen zur Verfügung stehen, verstecken. Damit könnten Kunden eine schnellere Übersicht über Deine verfügbaren Terminzeiten erhalten, wenn Du mehrere komplette Tage geschlossen hast für mögliche Buchungen.
Oder biete Termine als Therapeut auch per Video-Konferenz an.
Erleichterungen bei der Terminbuchung im Alltag
Setze KI ein für Deine täglichen Arbeiten mit der Terminbuchung, sodass Du mit ihr einen Assistenten erhältst, der Terminbuchungs-Aktionen für Dich ausführen kann. Schreib oder sprich mit der KI, damit diese Deine Termine erstellt, freie Termine findet, eine Termin-Umbuchung macht oder Dir eine Übersicht aller Deiner Termine für diesen Tag gibt.
Nun, da Du einen voll funktionsfähigen Terminkalender hast, kannst Du noch sinnvolle Tipps für die tägliche Arbeit mit Deinem Online-Terminbuchungskalender finden.