Mitteilungen in E-Mails und SMS, die als ein Teil der Anmeldung und online Terminbuchung erstellt werden, kannst Du anpassen oder durch Deine eigenen Nachrichten ersetzen. Erinnerungen an den gebuchten Termin und Folgenachrichten kannst Du ähnlich anpassen. Fast alle Mitteilungen können sogenannte „Autotexte“ enthalten, das sind „magische Wörter“, die beim Erzeugen der Mitteilung automatisch durch einen dynamischen Wert ersetzt werden. Text, der während des Buchungsvorgangs auf dem Bildschirm angezeigt wird, kann ebenfalls angepasst werden, allerdings mit einem etwas anderem Syntax, siehe den Bereich Mitteilungen auf dem Bildschirm anpassen.
Wir empfehlen den Einsatz von mindestens 3 der möglichen Meldungen für die Versendung von E-Mails an Deine Kunden. Letztendlich kannst Du diese Mitteilungen genau an Deine Kundenbedürfnisse anpassen. Hier nur ein paar Ideen, welche Nachrichten und welche Inhalte für den Anfang vielleicht wichtig für Dich sein können:
$form in den E-Mail-Text einfügen, wenn dieses Formular bereits mit diesem Kalender verbunden ist. Oder Du kannst wahlweise auch ein anderes Formular (nur eigenständige Formulare), das eine eigene URL hat mit einem Link einbinden.Unter KONFIGURIEREN > Vorgang kannst Du das automatische Versenden einer Terminbestätigung und/oder einer Terminerinnerung einige Zeit vor dem Termin einstellen. Als Standard enthält die E-Mail für die Terminbestätigung die folgenden Informationen:
Buchungsbestätigungen und Terminerinnerungen können geändert werden unter KONFIGURIEREN > Layout, während der Text der Registrierungsbestätigungen unter Layouteinstellungen angepasst werden kann. Dabei kannst Du dieser Mitteilung Text hinzufügen oder diesen durch einen eigenen Text ersetzen.
Den Text für die Bestätigung der Anmeldung kannst Du unter Layouteinstellungen eingeben. Wenn Du dieser Nachricht einen Text hinzufügen oder durch Deinen eigenen Text ersetzen möchtest, dann kannst Du das hier einstellen.
Den Inhalt der Nachrichten für die Bestätigung und/oder Erinnerung von Buchungsterminen kannst Du unter KONFIGURIEREN > Layout einstellen. Dort kannst Du auch eine zusätzliche E-Mail einsetzen, in der Du Kunden um ein Feedback oder eine Bewertung bittest.
Unter KONFIGURIEREN > Layout kannst Du auch eine Folgenachricht aktivieren. Diese kannst Du als eine zweite E-Mail zur Terminerinnerung einsetzen mit einer Zahl im Minusbereich bei der Angabe der Zeit, zu der die E-Mail versendet wird, die anzeigt wie viel Zeit vor dem Termin diese zweite Terminerinnerung versendet werden soll.
Erstelle eine Folgenachricht nach dem Termin mit folgenden Schritten:
Alle von Deinem Konto gesendeten E-Mails werden eine Stunde lang in der Datenbank gespeichert. Du kannst sie in Deinem Konto in der Liste der kürzlich gesendeten E-Mails sehen. Damit kannst Du überprüfen welche Mitteilungen in der letzten Stunde gesendet wurden, an wen sie gesendet wurden und ob sie das enthalten, was Du erwartest.
@test.com endet, aber sie werden trotzdem in der Liste der kürzlich gesendeten E-Mails angezeigt.
Auf diese Weise kannst Du auf einfache Art verschiedene E-Mails testen, ohne eine Menge E-Mails an ein echtes E-Mail-Konto senden zu müssen.
Autotext besteht aus „magischen Wörter“, die automatisch von einem dynamischen Wert ersetzt werden, wenn die Nachricht erstellt wird. Das ermöglicht es Dir, beispielsweise den Nutzer (Kunden) mit einem persönlichen Namen anzusprechen oder eine Mitteilung von einer bestimmten Sprache abhängig zu machen.
Ein Wort wird in Autotext mit dem vorhergehendem Symbol $ markiert, wie beispielsweise bei $name. In der nachfolgenden Tabelle findest Du Autotext Zeichenfolgen, die in Mitteilungen bei E-Mails für die online Termine in diesem online Buchungssystem eingesetzt werden können.
| Das Wort … | … wird ersetzt von |
|---|---|
$name | Der Name der Person, an die die Mail adressiert ist, sofern verfügbar |
$dear | Schreibt „Liebe(r) $name,“ es sei denn, $name ist nicht bekannt |
$login | Der Anmeldename des Erstellers (leer, wenn der Administrator angemeldet oder nicht angemeldet ist) |
$subject | Der Rest dieser Zeile wird als Betreffzeile der E-Mail verwendet. Sie kann andere magische Wörter enthalten |
$url | Ein Link, der auf den Terminplan zum Zeitpunkt der Reservierung verweist |
$modurl | Ein Link, der ein Token enthält, das die Änderung dieser Reservierung ohne Anmeldung ermöglicht |
$action | Beschreibt, welche Aktion diese E-Mail ausgelöst hat, z.B.: „Deine Reservierung ist $action“ → „Deine Reservierung ist erstellt worden“ |
$details | Listet die Buchungsdetails auf, nützlich, wenn diese von dem unten stehenden $replace Kode entfernt wurden |
$replace | Entfernt den gesamten vom System generierten Text. Es wird nur Dein Text angezeigt |
$nourl | Entfernt nur die URL aus dem vom System generierten Text |
$id | Die ID des Objekts. Dies ist nützlich, um schnell im Supervisor-Interface nachzusehen |
$slot_id | Die ID des Zeitfensters, zu dem dieses Objekt gehört (nur Kapazitätsplan) |
$form_id | Die ID des Formulars, wenn an dieses Objekt ein Formular angehängt ist |
$start | Die Anfangszeit, das Zeitende und das Erstellungsdatum für diese Buchung. Benutze $start_time oder $finish_time, um nur die Zeit angeben zu können |
$created | Das Datum für die Erstellung von dieser Buchung, und der Zeitpunkt zu der sie zuletzt geändert oder gelöscht wurde |
$when | Zeigt Start- und Endzeit an und fügt je nach Konfiguration Zeitzoneninformationen hinzu |
$previous_start | Wenn der Termin aktualisiert wurde, wird die Startzeit/Anfangszeit vor dem Update angezeigt |
$length | Die Dauer des Termins dargestellt als H:MM (Stunde:Minuten)oder DD:HH:MM (Tag:Stunde:Minuten) |
$ical | Die Buchung wird als iCalendar-Datei an die Benachrichtigung angehängt |
$meeting_url | Zeigt den Link zum Google-Meeting oder Zoom-Meeting, wenn es eines gibt |
$form | Wenn ein Formular mit diesem Objekt verbunden ist, wird es als HTML-Datei angehängt |
$price | Preis des Termins. Bei wiederkehrenden Terminen ist es der Preis des ersten Termins |
$credit | Aktuelles Guthaben des Nutzers (nach Anlegen des Termins) |
$resources | Die Namen der verbundenen Ressourcen (nur Serviceplan) |
$position | Zeigt die Position auf der Warteliste (nur Kapazitätsplan Kalender) |
$field_1 | Zeigt den Wert der benutzerdefinierten Felder an, die im Konfigurationsbildschirm unter dem Reiter Vorgang definiert wurden |
$field_1a | Zeigt den Wert der benutzerdefinierten Felder an, die auf der Seite Zugangskontrolle definiert sind |
$su | Zeigt den Wert des Supervisor-Feldes, wenn er verfügbar ist |
$if "action" | Der Rest des Satzes wird nur ausgegeben, wenn action der aktuellen Aktion entspricht. Um die Bedingung auf mehrere Zeilen anzuwenden, schließe sie in geschweifte Klammern ein. Unten findest Du eine Liste möglicher Aktionen |
$else {message} | Der Kode $else kann nur einer $if Bedingung folgen. Die Nachricht muss in geschweifte Klammern eingefasst sein und wird nur gezeigt, wenn die vorhergehende $ifBedingung nicht wahr ist. |
$title | Die Überschrift (title), der Ort (location), die Beschreibung (description) und die Anzahl der Buchungen (nur Kapazitätsplan). Bei Terminplänen mit mehreren Ressourcen enthält $description den Namen der Ressource |
Normalerweise wird Dein benutzerdefinierter Text an die vom System generierte E-Mail angehängt.
Wenn Du dagegen die Zeichenfolge $replace irgendwo in die Nachricht einstellst, dann ersetzt Dein Text die Standard-Nachricht des Systems ganz.
Für E-Mails zur Terminbuchungsbestätigung und Terminerinnerung kannst Du eine Vorschau der E-Mail anzeigen, indem Du auf das Symbol Vorschau rechts neben dem Feld klickst, wo Du den Text für die E-Mail und den Auto-Text eingegeben hast. Dadurch wird eine E-Mail auf der Grundlage des zuletzt aktualisierten Termins gezeigt.
$if Satz, wie unten erklärt.
Die Befehle können auch verkettet werden. Der folgende Code-Auszug (code snippet) würde nur die Überschrift ändern, wenn ein neuer Termin erstellt wird, und lässt ansonsten die Standardüberschrift:
$if "created" {$subject Sie haben einen neuen Termin um $start}
Erlaubte Werte nach dem $if Werte sind: created (erstellt), changed (geändert), deleted (gelöscht), approved (bestätigt), refunded (erstattet), placed_on_the_waiting_list (platziert auf der Warteliste), changed_on_the_waiting_list (geändert auf der Warteliste), removed_from_the_waiting_list (entfernt von der Warteliste) oder placed (placed bedeutet von der Warteliste verschoben werden, um ein normaler Termin beziehungsweise eine normale Buchung zu werden).
$if "placed_on_the_waiting_list" {Sie sind die Nummer $position auf der Warteliste}
Du kannst auch eine Sprachkennung, wie EN für Englisch oder ES für Spanisch einsetzen, um nur dann eine Nachricht zu zeigen, wenn eine Person diese bestimmte Sprache im Kalender ausgewählt hat.
$if "ES" {Gracias} $else {Danke}
$if "created || placed_on_the_waiting_list" {Thank you for booking} (logische Abfolge ODER, eines muss wahr sein)$if "EN && deleted" {Cancellation confirmed} (logische Abfolge UND, beide müssen wahr sein)
$modurl
Der Kode $modurl erstellt einen Link, der ein Zeichen enthält, mit dem der Besucher dieses Links den Termin ändern oder löschen kann, ohne sich dafür einloggen zu müssen.
Das ist dann besonders nützlich, wenn Du Nutzern das Erstellen von Terminen ohne Anmeldung erlaubst und sie auf diese Weise die Möglichkeit haben ihre eigenen Termine nachträglich ändern zu können. Mehr über dieses Thema kannst Du in unserem Blog über personalisierte E-Mails im online Terminkalender erfahren.
Standardmäßig werden E-Mails im Format „Plain-Text“ versendet, da dieses Format die besten Chancen hat, Spam-Filter zu passieren. Durch Ändern der E-Mail in eine HTML Formatierung auf der Seite Layout Einstellungen bekommst Du die Möglichkeit, E-Mails zu gestalten. Der HTML-Texteditor für E-Mails verfügt über Buttons zum Hinzufügen von Farben und Links, und Du kannst den HTML-Code selbst bearbeiten, indem Du auf die kleine Symbol „Quellcode“ klickst. Wenn jedoch zu viele Links oder Bilder in der E-Mail hinzugefügt werden, besteht die Gefahr, dass Deine E-Mail als Spam markiert wird.
Beachte, dass das von E-Mail-Clients unterstützte HTML nur eine kleine Teilmenge des von Webbrowsern unterstützten HTML ist. Erschwerend kommt hinzu, dass jeder E-Mail-Client eine andere Teilmenge von HTML unterstützt und den Kode etwas anders darstellt. Daher ist es am besten, sich an die begrenzten Optionen des Editors zu halten.
Wenn Du ein Entwickler bist und die volle Kontrolle über die Formatierung der E-Mail brauchst oder die Möglichkeit haben musst, Anhänge hinzufügen zu können, dann nutze die Option E-Mail von Deinem eigenen Server einrichten zu können.
Standardmäßig werden E-Mail-Benachrichtigungen von Deinem Konto mit keine_antwort@supersaas.com in dem „Von“ Feld als Absenderadresse gesendet.
Es ist eine gute Idee dieses Feld zu ändern, um Deinen Nutzern zu versichern, dass diese Nachricht von Dir kommt und damit Antworten zu Dir zurückkommen.
Du kannst die Absenderadresse für Nachrichten ändern unter Layouteinstellungen.
Dabei kannst Du entweder die „Antwort an“ Einstellung ändern oder die Absenderadresse „Von“ unter „Senden von“ in Deine eigene E-Mail-Adresse ändern.
Die Absenderadresse „Von“ zu ändern scheint erst mal attraktiv zu sein, allerdings hat diese Option den wichtigen Nachteil, dass die Mails ein höheres Risiko haben, als Spam markiert zu werden, da wir sie nicht als unsere eigenen signieren können, wenn die „Von“ Adresse von unser eigenen abweicht. Außerdem musst Du unseren Mailserver in den SPF-Eintrag Deines DNS aufnehmen, um den Internet-Standards zur Vermeidung von Spam zu entsprechen. Das Ändern eines DNS kann schwierig sein und möglicherweise hast Du nicht die Möglichkeit, den DNS Deines Mailservers zu ändern.
Die „Antwort an“ Zeile andererseits wird weiterhin keine_antwort@supersaas.com in der Absenderadresse „Von“ zeigen, aber die meisten E-Mail-Dienste werden Deinen Konto-Namen als Absender zeigen und Antworten an Dich zurückschicken. Weil unser Mailserver die Nachricht kryptografisch signiert, wenn in der Absenderadresse „Von“ supersaas.com steht, hat sie eine große Chance alle Spam Filter ungehindert zu passieren.
Nebenbei bemerkt, zeigen alle in E-Mail-Nachrichten erwähnten Links angezeigt supersaas.de, solange bis Du eine kundenspezifische Domain einstellst und mit Deinem Konto verknüpfst.
include:spf.supersaas.com
Über die Seite Integrationen kannst Du die Seite „SMS Gateway“ finden, wo Du die standardisierten Inhalte, vom Text für SMS Erinnerungen an den Termin, anpassen kannst. Dieselben automatischen Autotext-Zeichenelemente, die zum Anpassen von E-Mail-Nachrichten verwendet werden, können zum Anpassen von SMS-Erinnerungen verwendet werden, die an Deine Kunden gesendet werden. Beachte, dass dies keine Auswirkungen auf SMS-Benachrichtigungen hat, die an Dich gesendet werden, um Dich über neue oder aktualisierte Buchungen zu informieren.
Der Standardinhalt der SMS Erinnerung ist:
Erinnerung: <Name Termin> für <Datum und Zeit>
Das erst eingegebene Feld zeigt den Namen des Termins und das zweite Feld zeigt das Datum und die Zeit für den Termin.
Wenn Du die Nachricht nicht geändert hast, würde eine SMS Nachricht zur Erinnerung an eine Yogastunde zum Beispiel so aussehen:
Erinnerung: Yoga (Briana) für 10/10/2024 18:00
Weitere Informationen, wie SMS Nachrichten für die Terminbestätigung angepasst werden können, findest Du in der Dokumentation Bestätigungen und Erinnerungen.