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Benachrichtigungen und Erinnerungen anpassen

Mitteilungen in E-Mails und SMS, die als ein Teil der Anmeldung und online Terminbuchung erstellt werden, kannst Du anpassen oder durch Deine eigenen Nachrichten ersetzen. Erinnerungen an den gebuchten Termin und Folgenachrichten kannst Du ähnlich anpassen. Fast alle Mitteilungen können sogenannte „Autotexte“ enthalten, das sind „magische Wörter“, die beim Erzeugen der Mitteilung automatisch durch einen dynamischen Wert ersetzt werden. Text, der während des Buchungsvorgangs auf dem Bildschirm angezeigt wird, kann ebenfalls angepasst werden, allerdings mit einem etwas anderem Syntax, siehe den Bereich Mitteilungen auf dem Bildschirm anpassen.

Welche Nachrichten sind in den E-Mails wichtig

Wir empfehlen den Einsatz von mindestens 3 der möglichen Meldungen für die Versendung von E-Mails an Deine Kunden. Letztendlich kannst Du diese Mitteilungen genau an Deine Kundenbedürfnisse anpassen. Hier nur ein paar Ideen, welche Nachrichten und welche Inhalte für den Anfang vielleicht wichtig für Dich sein können:

  • Plantitel einsetzen: Gib hier Deinem Terminkalender einen passenden Titel, falls das noch nicht geschehen ist. Dieser sollte eindeutig alle Angebote in Deinem Terminkalender umfassen, damit Kunden besser wissen, was sie von Dir erwarten können. Der Plantitel wird in einigen E-Mails standardmäßig mit eingebunden.
  • Nachricht, die E-Mail-Bestätigungen für Reservierungen hinzugefügt werden soll: Das System versendet hierfür bereits eine Standard-Nachricht, falls das unter KONFIGURIEREN > Vorgang aktiviert ist. Wie diese aussieht, kannst Du weiter unten sehen. Hier kannst Du zusätzlichen Text zu der Standard-Nachricht hinzufügen oder einen komplett eigenen Text erstellen. Vielleicht willst Du Deinen Kunden danken, dass sie eine online Buchung bei Dir gemacht haben. Überlege, ob Du einen Link integrieren willst, der die Kunden auf Deine Webseite weiterleitet und/oder ob Du sie für mögliche weitere Buchungen mit einem anderen Link wieder auf Deinen Terminkalender zurückschicken willst.
  • Nachricht, die E-Mail-Erinnerungen für Reservierungen hinzugefügt werden soll: Hier kannst Du Deine Kunden an die Buchung oder den Termin erinnern, damit sie pünktlich zu Dir kommen oder gegebenenfalls rechtzeitig absagen können. Überlege, ob Du hier an weitere Dinge außerhalb von Zeit und Ort erinnern möchtest, wie beispielsweise die richtige Ausstattung bei Freizeitaktivitäten. Falls gewünscht kannst Du auch in diese E-Mail ein Formular mit dem Autotext $form in den E-Mail-Text einfügen, wenn dieses Formular bereits mit diesem Kalender verbunden ist. Oder Du kannst wahlweise auch ein anderes Formular (nur eigenständige Formulare), das eine eigene URL hat mit einem Link einbinden.

Benutzerdefinierte E-Mail-Benachrichtigungen und Erinnerungen

Unter KONFIGURIEREN > Vorgang kannst Du das automatische Versenden einer Terminbestätigung und/oder einer Terminerinnerung einige Zeit vor dem Termin einstellen. Als Standard enthält die E-Mail für die Terminbestätigung die folgenden Informationen:

Hallo Name,

Mit dieser Nachricht bestätigen wir, dass Ihre Reservierung* erstellt wurde.

Details neue Reservierung*:

  … Detail-Informationen des Termins …

Sie können auf den Plan zugreifen über:
https://www.supersaas.de/schedule/konto_name/schedule_name?day= …

Bitte antworten Sie nicht auf diese Nachricht. Sie wurde automatisch erstellt und Antworten werden nicht gelesen.
* Den Begriff „Reservierung“ kannst Du ändern unter KONFIGURIEREN > Vorgang

Buchungsbestätigungen und Terminerinnerungen können geändert werden unter KONFIGURIEREN > Layout, während der Text der Registrierungsbestätigungen unter Layouteinstellungen angepasst werden kann. Dabei kannst Du dieser Mitteilung Text hinzufügen oder diesen durch einen eigenen Text ersetzen.

E-Mail Nachrichten als Bestätigung der Anmeldung anpassen

Den Text für die Bestätigung der Anmeldung kannst Du unter Layouteinstellungen eingeben. Wenn Du dieser Nachricht einen Text hinzufügen oder durch Deinen eigenen Text ersetzen möchtest, dann kannst Du das hier einstellen.

E-Mail Nachrichten als Termin Bestätigung und Erinnerungen anpassen

Den Inhalt der Nachrichten für die Bestätigung und/oder Erinnerung von Buchungsterminen kannst Du unter KONFIGURIEREN > Layout einstellen. Dort kannst Du auch eine zusätzliche E-Mail einsetzen, in der Du Kunden um ein Feedback oder eine Bewertung bittest.

Folgenachricht nach dem Termin einsetzen

Unter KONFIGURIEREN > Layout kannst Du auch eine Folgenachricht aktivieren. Diese kannst Du als eine zweite E-Mail zur Terminerinnerung einsetzen mit einer Zahl im Minusbereich bei der Angabe der Zeit, zu der die E-Mail versendet wird, die anzeigt wie viel Zeit vor dem Termin diese zweite Terminerinnerung versendet werden soll.

Erstelle eine Folgenachricht nach dem Termin mit folgenden Schritten:

  1. Folgenachricht einrichten Gehe zu KONFIGURIEREN > Vorgang und klicke auf Eine E-Mail als Erinnerungswiederholung nach … und gibt dabei in der Zeitangabe an, wie viel Zeit nach dem Termin die Folgenachricht automatisch versendet werden soll. Klicke auf Änderungen speichern, um die Folgenacht einzurichten.
  2. Folgenachricht Text anpassen Gehe zu KONFIGURIEREN > Layout und gehe zu dem Textfeld mit dem Titel „Die E-Mail mit der Wiederholungserinnerung soll folgende Nachricht enthalten“. Klicke auf Änderungen speichern, um den Text für die Folgenachricht zu aktivieren.
  3. Link in die Folgenachricht einfügen Gehe zu KONFIGURIEREN > Layout und gehe zu dem Textfeld mit dem Titel „Die E-Mail mit der Wiederholungserinnerung soll folgende Nachricht enthalten“. Klicke in den Text an die Stelle, wo der Link platziert sein soll und gib hier den Link per Kopieren und Einfügen ein und klicke dann auf Änderungen speichern, um den Text für die Folgenachricht zu aktivieren.

Ausgehende E-Mails sehen

Alle von Deinem Konto gesendeten E-Mails werden eine Stunde lang in der Datenbank gespeichert. Du kannst sie in Deinem Konto in der Liste der kürzlich gesendeten E-Mails sehen. Damit kannst Du überprüfen welche Mitteilungen in der letzten Stunde gesendet wurden, an wen sie gesendet wurden und ob sie das enthalten, was Du erwartest.

Der Mailserver überspringt automatisch E-Mails, die an eine Adresse gesendet werden, die auf @test.com endet, aber sie werden trotzdem in der Liste der kürzlich gesendeten E-Mails angezeigt. Auf diese Weise kannst Du auf einfache Art verschiedene E-Mails testen, ohne eine Menge E-Mails an ein echtes E-Mail-Konto senden zu müssen.

Dynamische Nachrichten mit Autotext

Autotext besteht aus „magischen Wörter“, die automatisch von einem dynamischen Wert ersetzt werden, wenn die Nachricht erstellt wird. Das ermöglicht es Dir, beispielsweise den Nutzer (Kunden) mit einem persönlichen Namen anzusprechen oder eine Mitteilung von einer bestimmten Sprache abhängig zu machen. Ein Wort wird in Autotext mit dem vorhergehendem Symbol $ markiert, wie beispielsweise bei $name. In der nachfolgenden Tabelle findest Du Autotext Zeichenfolgen, die in Mitteilungen bei E-Mails für die online Termine in diesem online Buchungssystem eingesetzt werden können.

Autotext Zeichenfolgen zur Verwendung in E-Mail-Nachrichten und SMS-Erinnerungen
Das Wort …… wird ersetzt von
$nameDer Name der Person, an die die Mail adressiert ist, sofern verfügbar
$dearSchreibt „Liebe(r) $name,“ es sei denn, $name ist nicht bekannt
$loginDer Anmeldename des Erstellers (leer, wenn der Administrator angemeldet oder nicht angemeldet ist)
$subjectDer Rest dieser Zeile wird als Betreffzeile der E-Mail verwendet. Sie kann andere magische Wörter enthalten
$urlEin Link, der auf den Terminplan zum Zeitpunkt der Reservierung verweist
$modurlEin Link, der ein Token enthält, das die Änderung dieser Reservierung ohne Anmeldung ermöglicht
$actionBeschreibt, welche Aktion diese E-Mail ausgelöst hat, z.B.: „Deine Reservierung ist $action“ → „Deine Reservierung ist erstellt worden“
$detailsListet die Buchungsdetails auf, nützlich, wenn diese von dem unten stehenden $replace Kode entfernt wurden
$replaceEntfernt den gesamten vom System generierten Text. Es wird nur Dein Text angezeigt
$nourlEntfernt nur die URL aus dem vom System generierten Text
$idDie ID des Objekts. Dies ist nützlich, um schnell im Supervisor-Interface nachzusehen
$slot_idDie ID des Zeitfensters, zu dem dieses Objekt gehört (nur Kapazitätsplan)
$form_idDie ID des Formulars, wenn an dieses Objekt ein Formular angehängt ist
$start
$finish
Die Anfangszeit, das Zeitende und das Erstellungsdatum für diese Buchung.
Benutze $start_time oder $finish_time, um nur die Zeit angeben zu können
$created
$updated
Das Datum für die Erstellung von dieser Buchung, und der Zeitpunkt zu der sie zuletzt geändert oder gelöscht wurde
$whenZeigt Start- und Endzeit an und fügt je nach Konfiguration Zeitzoneninformationen hinzu
$previous_startWenn der Termin aktualisiert wurde, wird die Startzeit/Anfangszeit vor dem Update angezeigt
$lengthDie Dauer des Termins dargestellt als H:MM (Stunde:Minuten)oder DD:HH:MM (Tag:Stunde:Minuten)
$icalDie Buchung wird als iCalendar-Datei an die Benachrichtigung angehängt
$meeting_urlZeigt den Link zum Google-Meeting oder Zoom-Meeting, wenn es eines gibt
$formWenn ein Formular mit diesem Objekt verbunden ist, wird es als HTML-Datei angehängt
$pricePreis des Termins. Bei wiederkehrenden Terminen ist es der Preis des ersten Termins
$creditAktuelles Guthaben des Nutzers (nach Anlegen des Termins)
$resourcesDie Namen der verbundenen Ressourcen (nur Serviceplan)
$positionZeigt die Position auf der Warteliste (nur Kapazitätsplan Kalender)
$field_1
$field_2
Zeigt den Wert der benutzerdefinierten Felder an, die im Konfigurationsbildschirm unter dem Reiter Vorgang definiert wurden
$field_1a
$field_2a
Zeigt den Wert der benutzerdefinierten Felder an, die auf der Seite Zugangskontrolle definiert sind
$suZeigt den Wert des Supervisor-Feldes, wenn er verfügbar ist
$if "action"Der Rest des Satzes wird nur ausgegeben, wenn action der aktuellen Aktion entspricht. Um die Bedingung auf mehrere Zeilen anzuwenden, schließe sie in geschweifte Klammern ein. Unten findest Du eine Liste möglicher Aktionen
$else {message}Der Kode $else kann nur einer $if Bedingung folgen. Die Nachricht muss in geschweifte Klammern eingefasst sein und wird nur gezeigt, wenn die vorhergehende $ifBedingung nicht wahr ist.
$title
$location
$quantity
$level
$description
Die Überschrift (title), der Ort (location), die Beschreibung (description) und die Anzahl der Buchungen (nur Kapazitätsplan). Bei Terminplänen mit mehreren Ressourcen enthält $description den Namen der Ressource

Normalerweise wird Dein benutzerdefinierter Text an die vom System generierte E-Mail angehängt. Wenn Du dagegen die Zeichenfolge $replace irgendwo in die Nachricht einstellst, dann ersetzt Dein Text die Standard-Nachricht des Systems ganz.

Für E-Mails zur Terminbuchungsbestätigung und Terminerinnerung kannst Du eine Vorschau der E-Mail anzeigen, indem Du auf das Symbol Vorschau rechts neben dem Feld klickst, wo Du den Text für die E-Mail und den Auto-Text eingegeben hast. Dadurch wird eine E-Mail auf der Grundlage des zuletzt aktualisierten Termins gezeigt.

Beachte, dass das Feld zum Anpassen des Textes von Terminbestätigungen alle möglichen E-Mail-Bestätigungen steuert, nicht nur neue Buchungsbestätigungen. Um den Text für eine bestimmte Bestätigung anpassen zu können, brauchst Du die abhängige Aussage von einem $if Satz, wie unten erklärt.

Die Befehle können auch verkettet werden. Der folgende Code-Auszug (code snippet) würde nur die Überschrift ändern, wenn ein neuer Termin erstellt wird, und lässt ansonsten die Standardüberschrift:

$if "created" {$subject Sie haben einen neuen Termin um $start}

Erlaubte Werte nach dem $if Werte sind: created (erstellt), changed (geändert), deleted (gelöscht), approved (bestätigt), refunded (erstattet), placed_on_the_waiting_list (platziert auf der Warteliste), changed_on_the_waiting_list (geändert auf der Warteliste), removed_from_the_waiting_list (entfernt von der Warteliste) oder placed (placed bedeutet von der Warteliste verschoben werden, um ein normaler Termin beziehungsweise eine normale Buchung zu werden).

$if "placed_on_the_waiting_list" {Sie sind die Nummer $position auf der Warteliste}

Du kannst auch eine Sprachkennung, wie EN für Englisch oder ES für Spanisch einsetzen, um nur dann eine Nachricht zu zeigen, wenn eine Person diese bestimmte Sprache im Kalender ausgewählt hat.

$if "ES" {Gracias} $else {Danke}
Mehrere Bedingungen können z.B. mit sogenannten logischen Operatoren kombiniert werden:
$if "created || placed_on_the_waiting_list" {Thank you for booking} (logische Abfolge ODER, eines muss wahr sein)
$if "EN && deleted" {Cancellation confirmed} (logische Abfolge UND, beide müssen wahr sein)
Eine weitere Anwendung für Autotext ist die Möglichkeit Deinen Kunden einen Link zur Verfügung zu stellen, der sie zu einer Ansicht weiterleitet, wo Deine Kunden ihren Termin selber bearbeiten können. Du könntest dafür diesen Text an Deine E-Mail zur Terminbestätigung einfügen:
Um Ihren Termin online zu ändern, gehen Sie zu:
$modurl

Der Kode $modurl erstellt einen Link, der ein Zeichen enthält, mit dem der Besucher dieses Links den Termin ändern oder löschen kann, ohne sich dafür einloggen zu müssen. Das ist dann besonders nützlich, wenn Du Nutzern das Erstellen von Terminen ohne Anmeldung erlaubst und sie auf diese Weise die Möglichkeit haben ihre eigenen Termine nachträglich ändern zu können. Mehr über dieses Thema kannst Du in unserem Blog über personalisierte E-Mails im online Terminkalender erfahren.

E-Mail Nachrichten im Stil mit HTML anpassen

Standardmäßig werden E-Mails im Format „Plain-Text“ versendet, da dieses Format die besten Chancen hat, Spam-Filter zu passieren. Durch Ändern der E-Mail in eine HTML Formatierung auf der Seite Layout Einstellungen bekommst Du die Möglichkeit, E-Mails zu gestalten. Der HTML-Texteditor für E-Mails verfügt über Buttons zum Hinzufügen von Farben und Links, und Du kannst den HTML-Code selbst bearbeiten, indem Du auf die kleine Symbol „Quellcode“ klickst. Wenn jedoch zu viele Links oder Bilder in der E-Mail hinzugefügt werden, besteht die Gefahr, dass Deine E-Mail als Spam markiert wird.

Beachte, dass das von E-Mail-Clients unterstützte HTML nur eine kleine Teilmenge des von Webbrowsern unterstützten HTML ist. Erschwerend kommt hinzu, dass jeder E-Mail-Client eine andere Teilmenge von HTML unterstützt und den Kode etwas anders darstellt. Daher ist es am besten, sich an die begrenzten Optionen des Editors zu halten.

Wenn Du ein Entwickler bist und die volle Kontrolle über die Formatierung der E-Mail brauchst oder die Möglichkeit haben musst, Anhänge hinzufügen zu können, dann nutze die Option E-Mail von Deinem eigenen Server einrichten zu können.

Einstellen der Absenderadresse

Standardmäßig werden E-Mail-Benachrichtigungen von Deinem Konto mit keine_antwort@supersaas.com in dem „Von“ Feld als Absenderadresse gesendet. Es ist eine gute Idee dieses Feld zu ändern, um Deinen Nutzern zu versichern, dass diese Nachricht von Dir kommt und damit Antworten zu Dir zurückkommen. Du kannst die Absenderadresse für Nachrichten ändern unter Layouteinstellungen. Dabei kannst Du entweder die „Antwort an“ Einstellung ändern oder die Absenderadresse „Von“ unter „Senden von“ in Deine eigene E-Mail-Adresse ändern.

Die Absenderadresse „Von“ zu ändern scheint erst mal attraktiv zu sein, allerdings hat diese Option den wichtigen Nachteil, dass die Mails ein höheres Risiko haben, als Spam markiert zu werden, da wir sie nicht als unsere eigenen signieren können, wenn die „Von“ Adresse von unser eigenen abweicht. Außerdem musst Du unseren Mailserver in den SPF-Eintrag Deines DNS aufnehmen, um den Internet-Standards zur Vermeidung von Spam zu entsprechen. Das Ändern eines DNS kann schwierig sein und möglicherweise hast Du nicht die Möglichkeit, den DNS Deines Mailservers zu ändern.

Die „Antwort an“ Zeile andererseits wird weiterhin keine_antwort@supersaas.com in der Absenderadresse „Von“ zeigen, aber die meisten E-Mail-Dienste werden Deinen Konto-Namen als Absender zeigen und Antworten an Dich zurückschicken. Weil unser Mailserver die Nachricht kryptografisch signiert, wenn in der Absenderadresse „Von“ supersaas.com steht, hat sie eine große Chance alle Spam Filter ungehindert zu passieren.

Nebenbei bemerkt, zeigen alle in E-Mail-Nachrichten erwähnten Links angezeigt supersaas.de, solange bis Du eine kundenspezifische Domain einstellst und mit Deinem Konto verknüpfst.

Die meisten Domains sind mit einem sogenannten SPF Record eingerichtet. Dieser Datensatz signalisiert anderen Mailservern, dass sie nur E-Mails von einem Absender akzeptieren sollen, der in diesem SPF-Datensatz aufgeführt ist. Wenn Du die „Von“ Absenderadresse auf Deine eigene E-Mail umstellen willst und das gespeichert hast, dann prüft unser System das Vorhandensein eines solchen SPF-Datensatzes im DNS für Deine Domain. Falls der Datensatz vorhanden ist, muss angegeben werden, dass unser E-Mail-Server E-Mails senden darf. Dies ist der spezifische Text, der im SPF-Eintrag enthalten sein muss: include:spf.supersaas.com
Wenn Du Deine eigene „Von“ -Adresse verwenden möchtest und Deine E-Mail-Domäne so konfiguriert ist, dass ein Dritter nicht in Deinem Namen senden kann, kannst Du auch E-Mails über Deinen eigenen Server senden. Deinen eigenen Server zu verwenden ist dann sinnvoll, wenn Du jeden Verweis auf SuperSaaS in den E-Mail-Kopfzeilen vermeiden willst und außerdem kannst Du dann die Nachricht kryptografisch signieren, um die Zustellbarkeit zu verbessern und die Mails besser versenden zu können.

Benutzerdefinierte SMS-Nachrichten

Über die Seite Integrationen kannst Du die Seite „SMS Gateway“ finden, wo Du die standardisierten Inhalte, vom Text für SMS Erinnerungen an den Termin, anpassen kannst. Dieselben automatischen Autotext-Zeichenelemente, die zum Anpassen von E-Mail-Nachrichten verwendet werden, können zum Anpassen von SMS-Erinnerungen verwendet werden, die an Deine Kunden gesendet werden. Beachte, dass dies keine Auswirkungen auf SMS-Benachrichtigungen hat, die an Dich gesendet werden, um Dich über neue oder aktualisierte Buchungen zu informieren.

Der Standardinhalt der SMS Erinnerung ist: Erinnerung: <Name Termin> für <Datum und Zeit> Das erst eingegebene Feld zeigt den Namen des Termins und das zweite Feld zeigt das Datum und die Zeit für den Termin. Wenn Du die Nachricht nicht geändert hast, würde eine SMS Nachricht zur Erinnerung an eine Yogastunde zum Beispiel so aussehen: Erinnerung: Yoga (Briana) für 10/10/2024 18:00

Weitere Informationen, wie SMS Nachrichten für die Terminbestätigung angepasst werden können, findest Du in der Dokumentation Bestätigungen und Erinnerungen.