Den Buchungsprozess bearbeiten
Sollen Benutzer und Kunden sich wiederholende Buchungen machen dürfen oder nicht? Brauchen Buchungen eine Bezahlung oder eine Genehmigung? Sollen neue Buchungen bestätigt werden? An wen werden sie gesendet? Und was ist mit Erinnerungen an einen Termin und einer Follow-up-E-Mail? Das System bietet Dir eine engmaschige Kontrolle über jeden Schritt, um den Buchungsprozess mit dem folgenden zu bearbeiten:
Hier ist eine Übersicht über die Anleitungen wie Du den Buchungsprozess bearbeiten kannst:
- Benutzern wiederholte Buchungen ermöglichen
- Bezahlung oder Freigabe von online Buchungen einrichten
- Online-Termine mit einem Service für Videokonferenz verbinden
- Automatische Bestätigung und Erinnerung an Termin per E-Mail und/oder SMS einrichten
- Bestätigung für den gebuchten Termin automatisch per E-Mail und/oder SMS versenden
- Erinnerung für den gebuchten Termin automatisch per E-Mail oder SMS versenden
- SMS Schnittstelle einrichten
- Weitere Personen über neue oder geänderte Termine informieren
- Benutzer weiterleiten nach Abschluss der Buchung auf andere Ansicht oder Webseite
Wie kann ein Benutzer wiederholte Buchungen machen?
Du kannst selber einstellen, ob und wie ein Benutzer wiederholte Buchungen machen kann. Als Standard darf der Benutzer nur eine Buchung zur selben Zeit machen. Auf jeden Fall können beide Ressourcenplan und Kapazitätsplan so eingestellt werden, dass ein Benutzer wiederholte Buchungen machen kann, sodass der Kunde mit einer einzigen Buchung mehrere Termine auf einmal buchen kann.
Im Ressourcenplan wiederholtes Buchen einrichten
Im Ressourcenplan Kalender kann ein Benutzer nach festen Zeitmustern Wiederholungen von seinem gewählten Termin erstellen und so mehrere Termine auf einmal buchen.
Ressourcenplan
- Gehe zu Konfigurieren > Vorgang
- Wähle
- Klicke
Während der Buchung haben die Benutzer nun die Möglichkeit eine sich wiederholende Zeitspanne für die Buchung zu wählen, wie täglich, wöchentlich, 14-tägig, monatlich per Datum oder Tag, bis zu einem (festgelegten) Enddatum.
Im Kapazitätsplan wiederholtes Buchen einrichten
Im Kapazitätsplan Kalender erstellt der Administrator (oder Superbenutzer) wiederholte Zeitfenster in einer Reihe, wo Benutzer entweder beliebig viele Termine in einer Folge buchen können oder gleichzeitig alle Termine zusammen als einen Kurs buchen.
Kapazitätsplan
Beim Einrichten eines neuen Zeitfensters in einem Kapazitätsplan Kalender kann der Administrator (oder Superuser) festlegen, dass es sich täglich, wöchentlich, alle zwei Wochen oder jeden Monat (nach Datum oder nach Tag) bis zu einem bestimmten Datum wiederholt. Nur, wenn ein Zeitfenster und Termin sich selbst wiederholt und im online Terminbuchungskalender daraus eine Reihe von wiederholten Buchungsfenstern entsteht, können Benutzer auch wiederkehrende und sich wiederholende Buchungen machen.
Dabei können Benutzer zwei Arten von Wiederholungen machen, indem sie in einer Buchung entweder aus der gesamten Auswahl einige beliebige Termine auswählen oder sie können alle Termine auf einmal buchen als Kurs.
Um den Benutzern eines Kapazitätsplans die Möglichkeit zu geben, wiederholte Buchungen vorzunehmen, gehe folgendermaßen vor:
Wiederholtes Buchen aus einer Reihe von Buchungsmöglichkeiten anbieten
Die folgenden Einstellungen sind ideal für offene Kurse, bei dem ein Teilnehmer einzelne Termine aus dem gesamten Kurs wählen kann, weil es sich beispielsweise um einen fortlaufenden Kurs handelt.
Damit Benutzer und Kunden Buchungen nach eigenem Belieben wiederholen können, mache bitte folgende Schritte:
- Gehe zu Kalender Konfigurieren > Vorgang
- Damit ein Benutzer eine eigene Wahl mit mehreren Terminen aus den wiederkehrenden Buchungsfenstern auszuwählen kann, aktiviere unter Kann ein Teilnehmer sich wiederholende Buchungen erstellen? die Auswahl
- Klicke auf
Einen festen Kurs mit mehreren sich wiederholenden Buchungseinheiten anbieten
Die folgenden Einstellungen sind ideal für geschlossene Kurse, bei denen ein Teilnehmer im Voraus den gesamten Kurs bucht.
Beim Anlegen von einem festen Kurs ist es sinnvoll folgende Informationen für die Benutzer in der Beschreibung bereitzustellen: Startdatum des Kurses, Rhytmus der Wiederholung des Kurses, Anzahl der Einheiten des Kurses und das Enddatum des Kurses. Idealerweise weist Du darauf hin, dass der Benutzer beim Buchen alle Einheiten gemeinsam bucht und das dennoch gültig bleibt, wenn dieser einzelne Termine nicht wahrnehmen kann.
Wenn für den Kurs ein Preis eingegeben wird, dann gilt dieser Preis für den gesamten Kurs, also für alle sich wiederholenden Termine zusammen.
Damit Benutzer und Kunden mit einer einzigen Buchung alle Termine zusammen aus der Reihe von Buchungsfenstern reservieren muss, also den kompletten Kurs auf einmal bucht, mache bitte folgende weitere Schritte:
- Gehe zu Kalender Konfigurieren > Vorgang
- Für den Benutzer werden alle Stunden des Kurses vorausgewählt, sodass er sich für alle zugleich anmelden kann mit der Auswahl unter Kann ein Teilnehmer sich wiederholende Buchungen erstellen? von
- Klicke auf
Diese Regeln für das Buchen von wiederholten Buchungsmöglichkeiten gelten dann für alle Buchungsmöglichkeiten in dem Kalender, für den das eingerichtet worden ist.
Bitte beachte, dass das Online-Terminbuchungssystem nicht mehr als 52 wiederholte Zeiteinheiten und Buchungen auf einmal erlaubt. Damit wird verhindert, dass der Benutzer eine endlose Serie von Buchungen erstellt, was dazu führen könnte, dass die Grenze Deines Abonnement-Pakets bei SuperSaaS überschritten wird.
Um Buchungen mehr als 52-mal zu wiederholen, können Benutzer einfach ihre letzte Serienbuchung bearbeiten und diese so oft wiederholen, wie sie es benötigen.
Administrator (und Superbenutzer) können ebenfalls die Serie verlängern: Ein erneutes Wiederholen von einer Reihe von Zeitfenstern erfolgt mit einem Klick auf das letzte Fenster der Serie und dort auf Zeitfenster bearbeiten. In dem Bearbeitungsfeld kann diese Reihe von Zeitfenstern eine weitere Wiederholung erhalten, um damit diese Reihe von Zeitfenstern zu verlängern und in derselben Serie weitere Buchungsmöglichkeiten zu erstellen.
Automatische Bezahlung oder Freigabe von online Buchungen einrichten
Du kannst in der Buchung selber entweder eine automatische Freigabe der Termine durch Bezahlung im Buchungsprozess oder eine persönliche Freigabe von Terminen einstellen. Abhängig davon, wie Du Deinen online Terminbuchungskalender einsetzen willst, möchtest Du vielleicht Buchungen zustimmen, bevor diese dem Benutzer bestätigt werden. Unter Konfigurieren > Vorgang, unter Zahlung oder Zustimmung anfordern?, kannst Du Deinen Kalender entsprechend einstellen.
Unter Zahlung oder Zustimmung anfordern? stehen mehrere Optionen zur Auswahl:
- Die Option ist als Standard voreingestellt.
- Wenn Du Buchungen manuell, also einzeln per Hand, genehmigen möchtest, dann wähle . Damit sind alle Termine erst mal vorläufig gebucht und der Administrator (oder Superuser) muss die Buchung genehmigen, bevor sie verpflichtend ist und eine Bestätigung gesendet wird. Mit dieser Auswahl wird die neue Option möglich. Mache dort ein Häkchen bei dieser Option, wenn Du per E-Mail über jede neue, noch nicht unbestätigten Buchung benachrichtigt werden möchtest. Im Online-Terminbuchungskalender werden ausstehende Buchungen mit einer helleren Schattierung angezeigt und sind mit einem (P = pending = wartend) in Listenansichten wie der Agenda eines Benutzers gekennzeichnet.
Beachte, dass die Option der automatischen Zustimmung von Reservierungen, die von einem Superuser oder Administrator erstellt werden, standardmäßig voreingestellt ist.
Die letzten beiden Optionen beziehen sich auf die Zahlungsmöglichkeiten während des Buchungsvorgangs. Es ist nicht möglich, eine Zahlung und Genehmigung für Buchungen zu verlangen.
- Benutze die Option wenn Du eine (Teilanzahlung oder) komplette Zahlung erhalten willst und bei Erhalt der online Zahlung die Buchung automatisch genehmigen und bestätigen willst.
- Wähle , wenn Du Deinen Benutzern ermöglichen möchtest später bezahlen zu können. Die Buchung wird dann auch ohne eine Bezahlung automatisch genehmigt und bestätigt. Weitere Informationen, wie Du den Zahlungsvorgang einrichten kannst, findest Du im Bereich Zahlung.
erscheint nur im Kapazitätsplan Kalender. Das ist der einzige Online-Terminbuchungskalender, der Überbuchungen zulässt. Mit dieser Option zahlen Benutzer erst dann, wenn sie einen Platz erhalten haben.
Online-Termine mit einem Service für Videokonferenz verbinden
Im Online-Terminbuchungssystem von SuperSaaS werden Dir mehrere Arten geboten Deine Online-Termine mit einem Service für Konferenzen per Video zu verbinden, wie Google Meet, Zoom, Jitsi Meet und Microsoft Teams. Das System kann automatisch Meetings in Google Meet und Zoom erstellen. Alternativ kannst Du auch manuell Meeting-Links zu diesen oder jedem anderen Videokonferenz-Service hinzufügen.
Die Meeting-Links, die direkt zur Videokonferenz leiten, bleiben für den Nutzer verborgen, bis er sich für einen Kurs angemeldet oder einen Termin erstellt hat. Meeting-Links werden automatisch in Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails eingefügt.
Bitte lies dazu den Abschnitt über Video-Konferenz für eine ausführliche Erklärung der Einrichtung.
Wie kann ich Bestätigungen und Erinnerungen von Terminen automatisch versenden?
Das SuperSaaS Reservierungssystem erlaubt Dir Bestätigungen und Erinnerungen per E-Mail und/oder SMS automatisch zu versenden. Das kann eingesetzt werden, um Buchungen bei Benutzern und Kunden zu bestätigen oder Dich selbst und weitere Personen über neue oder aktualisierte Buchungen zu benachrichtigen.
Bestätigungen der online Terminbuchung
Wie Du die Bestätigungen der online Terminbuchung einrichten kannst, erfährst Du in diesem Absatz. Indem Du unter Konfigurieren > Vorgang wählst, wird eine Bestätigung per E-Mail an den Benutzer versendet, sobald die Buchung genehmigt ist. Benutzer werden ebenfalls über alle wesentlichen Änderungen, die in den Buchungen vorgenommen werden oder falls sie diese löschen, benachrichtigt. Wenn Du es Deinen Benutzern und Kunden selber überlassen möchtest, ob eine Bestätigung gesendet wird, wähle stattdessen .
Sobald Du diese Option aktiviert hast, kannst Du den Inhalt dieser Nachricht unter Konfigurieren > Layout anpassen (siehe auch Benachrichtigungen und Erinnerungen anpassen).
Um sicherzugehen, dass Bestätigungen richtig zugestellt werden, willst Du vielleicht die E-Mail-Adresse, die Benutzer während der Anmeldung einsetzen, verifizieren und damit überprüfen, ob dieses richtig sind. Das kannst Du unter Zugangskontrolle einrichten.
Wenn Du nicht mit registrierten und angemeldeten Benutzern arbeitest, dann stelle auf jeden Fall sicher, dass die E-Mail-Adresse während des Buchungsprozesses abgefragt wird. Prüfe auch, ob die Option unter Zugangskontrolle dabei kein Häkchen hat.
Siehe unter Gebrauch im Alltag weitere Informationen über den Einsatz von Bestätigungen per E-Mail oder SMS, wenn im Namen des Benutzers gehandelt wird.
Erinnerungen an die online Termine
Wie Du die Erinnerung an die online Terminbuchung einrichten kannst, erfährst Du in diesem Absatz. Zusätzlich zu den E-Mail-Bestätigungen, kannst Du einige Zeit vor Beginn des gebuchten Termins eine Erinnerung versenden, die im Ablauf von 2 Wochen oder bis zu 15 Minuten vor dem gebuchten Termin geschickt werden können. Wenn Du eine SMS-Schnittstelle eingestellt hast (siehe unten), dann kannst Du zwischen einer Erinnerung per E-Mail oder SMS wählen. Im zweiten Fall, solltest Du sicherstellen, dass Du die mobilen Telefonnummern der Handys Deiner Benutzer während des Anmelde- und/oder des Buchungsprozesses abfragst.
Follow-up-E-Mail aktivieren
Die Buchungssoftware erlaubt Dir eine weitere Follow-up-E-Mail zu versenden. Nachdem Du bei unter Konfigurieren > Vorgang ein Häkchen setzt, wählst Du aus, wie viel Zeit vergehen soll (gerechnet ab dem Startpunkt des Termins oder der Buchung), damit eine weitere E-Mail versendet wird.
Mit einer positiven Zahl, wie 30 Minuten, wird die Follow-up-E-Mail 30 Minuten nach dem Beginn des Termins versendet und kann als Dankeschön-Mitteilung oder eine Anfrage für Rückmeldung oder Bewertung verwendet werden. So können auch allgemein Informationen nach dem Termin versendet werden.
Mit einer negativen Zahl, wie -30 Minuten, wird die Follow-up-E-Mail 30 Minuten vor dem Beginn des Termins versendet und kann so als weitere Erinnerung genutzt werden. Klicke dann auf .
-01:02:05:20 würde beispielsweise eine zweite Erinnerung senden eine Woche, zwei Tage, fünf Stunden und 20 Minuten bevor der Termin beginnt.
Wenn Du das automatische Senden der E-Mails aktiviert hast, dann kannst Du den Inhalt dieser E-Mails unter Konfigurieren > Layout bearbeiten (siehe auch Mitteilungen und Benachrichtigungen anpassen).
Eine SMS-Schnittstelle zur Versendung von Bestätigungen und Erinnerungen an die Termine einrichten
Mit einer SMS-Schnittstelle zur Versendung von Bestätigungen und Erinnerungen an die Termine kannst Du die Informationen zu den gebuchten Terminen in Deinen online Terminbuchungskalendern automatisch an Benutzer, Kunden und Mitarbeiter versenden. Um SMS-Benachrichtigungen zu versenden, musst Du ein SMS-Gateway einrichten. SuperSaaS verkauft keine SMS-Guthaben, bietet jedoch die Integration mit zahlreichen nationalen und internationalen SMS-Anbietern an (eine Auswahl dieser Anbieter findest Du weiter unten). Um eine Ansicht aller Anbieter mit einer möglichen Verknüpfung zu sehen, gehe zu SMS-Gateway auf dem Dashboard und sieh Dir dort im Drop-down-Menü die komplette Auswahl an.
Dabei bietet der SMS-Anbieter Twilio sogenanntes „Unified Messaging“ an, bei dem die Kommunikation mit mehreren Kanälen, wie beispielsweise Sprachnachricht, E-Mail, Fax, SMS, MMS und mehr möglich ist. Die folgenden SMS-Provider bieten eine deutschsprachige Webseite oder Betreuung an:
Wenn Du ein Konto bei einem der Anbieter hast, dann musst Du Deine Kontoangaben, wie den Namen und das Passwort, unter Einstellungen für eine SMS-Schnittstelle oder ein SMS-Gateway eingeben. Wenn Dein SMS-Anbieter von Dir verlangt den Gateway Typen (also die Art der Schnittstelle) zu spezifizieren, dann wähle HTTP.
Stelle sicher, dass die SMS-Schnittstelle aktiviert ist, indem Du bei ein Häkchen setzt und die Änderungen speicherst. Das SuperSaaS System wird dann Deine Kontoangaben bei Deinem SMS-Anbieter überprüfen. Eine Mitteilung im Kopf der Seite zeigt ‚Erfolgreich‘ oder ‚Fehler‘ als aktuellen Status, ob die Schnittstelle richtig aktiviert wurde.
Weitere Personen von Terminen informieren
Du kannst weitere Personen von Terminen in Deinen online Terminbuchungskalendern informieren. Das kann sinnvoll sein, um die Mitarbeiter, die bei diesem Termin eine Rolle spielen eine zusätzliche Buchungsinformation zukommen zu lassen. Wähle dabei unter Konfigurieren > Vorgang unter der Überschrift Sollen wir noch jemanden … benachrichtigen?, ob das System per E-Mail bei jeder einzelne Änderung benachrichtigt oder einmal täglich eine Übersicht schickt.
Um diese E-Mails an verschiedene Personen auf einmal zu versenden, gib deren E-Mail-Adressen als kommaseparierte Liste in dem entsprechenden Textfeld ein. Beispielsweise sieht die Liste folgendermaßen aus: maxmustermann@example.de, beatebeispiel@example.de, stefanstellvertreter@example.com
Wenn Du eine SMS-Schnittstelle eingerichtet hast (siehe oben), dann kannst Du eine Bestätigung der neuen oder aktualisierten Buchungen an eine oder mehrere Mobilfunknummern versenden. Das ist dann besonders sinnvoll, wenn Du über Änderungen in den letzten Minuten in Deinem Kalender informiert werden möchtest.
Wohin wird der Kunde am Ende der Buchung weitergeleitet?
Um den Buchungsvorgang optimal in Deinen Arbeitsablauf einzubinden, kannst Du entscheiden, wohin der Kunde am Ende der Buchung weitergeleitet werden soll. Unter Konfigurieren > Vorgang unter Wohin soll der Teilnehmer geschickt werden …?kannst Du auch kontrollieren, wohin Benutzer weiter geleitet werden und/oder welche Seite sie sehen am Ende der Buchung. Als Standard ist voreingestellt, dass ein Benutzer auf der Seite bleibt, wo er ist, nachdem der Buchungsvorgang abgeschlossen ist. Die neue Buchung ist im Kalender hervorgehoben und über dem Kalender erscheint eine Nachricht, die mitteilt, dass die Buchung erfolgreich erstellt wurde.
Ansonsten kannst Du den Benutzer zu seiner Agenda schicken, wo er eine Übersicht von allen seinen bevorstehenden Terminen von Buchungen, die er bei Dir gemacht hat, findet. Eine andere Möglichkeit besteht darin, eine URL anzugeben, wohin die Benutzer nach Abschluss ihrer Buchung weitergeleitet werden. Es wird ausdrücklich empfohlen, dass die Seite auf die der Benutzer weitergeleitet wird, deutlich zeigt, dass ihre Buchung erfolgreich abgeschlossen wurde. Eine Weiterleitung zu Deiner Homepage, ohne jede Bestätigung darüber, was genau passiert ist, würde verwirrend für Deine Benutzer und Kunden sein und PayPal verbietet dies ausdrücklich in Verbindung mit seinem Zahlungsprozess.
$name, $id, $price, $slot_id, $email, $lang oder $full_name in die URL einbinden, was entsprechend der Benennungen von dem Anmeldenamen des Termins, der ID, dem Preis, Zeitfenster ID, E-Mail oder dem ganzen Namen ersetzt wird.
Dann kannst Du diese Information, mit einem Skript auf der Seite, auf die Du den Benutzer weiterleitest, herausholen oder sie in einem Serverprotokoll für eine spätere Verarbeitung speichern.
Unter Layouteinstellungen kannst Du die URL festlegen, wohin die Benutzer weitergeleitet werden, wenn sie sich von SuperSaaS abmelden (oder klicke auf Dein Logo, wenn es angezeigt wird). Es kann eine andere URL sein: Deine Homepage zu nutzen wäre hier passend.