Drei Typen von Online-Terminbuchungs­kalendern: Welchen soll ich nutzen?

In einem Kapazitätsplan erstellt der Administrator die möglichen Buchungsfenster selber. Klicke dafür in den fertigen Online-Terminbuchungskalender und gib an zu welchem Datum Du diese Buchungsmöglichkeit für Gruppen anbietest, was Du anbietest, wie viel Personen teilnehmen können und ob dieses Buchungsfenster sich wiederholen soll.

Du kannst auch Superbenutzer einrichten und diesen erlauben Zeitfenster für Gruppen erstellen zu dürfen.

Alle Buchungsfenster, die in einer Reihe in einem Kapazitätsplan erstellt worden sind, können auch als Buchungsserie angeboten werden, sodass Kunden mit einer Buchung eine Reihe von Terminen buchen können.

Eine Reihe von Buchungsfenstern kann auch als kompletter Kurs angeboten werden.

Ja, Du kannst auch Einzeltermine in einem Kapazitätsplan anbieten. Setze dafür die Kapazität auf 1.

Das kann sinnvoll sein, wenn Du (als Administrator) und/oder auch Superbenutzer gezielt Einzeltermine nur zu einer ganz bestimmten Zeit anbieten wollt.

Regelmäßige Termine können besser in einem Ressourcenplan (flexible Zeiten) oder Serviceplan (feste Zeiten) angeboten werden.

Wenn Du mehrere unterschiedliche Gruppen-Buchungsangebote in einem Online-Terminbuchungskalender vom Typ Kapazitätsplan anbieten willst, kannst Du Buchungsangebote derselben Art farblich anpassen in dem kleinen Farb-Auswahl-Quadrat im Buchungsfenster. So können sich Kunden bei vielen Buchungsangeboten besser in Deinem Online-Buchungskalender orientieren.

Welche Ressource ich für die Buchung von Terminen wähle, hängt davon ab, was ich meinen Kunden anbieten will oder für welche Dinge oder Menschen ich eine Terminplanung brauche. Der Ressourcenplan sollte auf der wichtigsten Grundvoraussetzung, die für den Buchungsprozess notwendig ist, basieren. Das kann eine Person, ein Raum, eine Sache oder/und ein Element sein. Wenn Du einen Kalender erstellst, damit andere Personen einen Termin mit Dir machen können, dann bist Du selbst die Grundvoraussetzung, also die Ressource im Buchungskalender.

Wie viel Stück der Ressourcen ich in der Buchung anbiete, hängt davon ab, was ich organisieren oder zur Buchung anbieten will. Wenn Du eine bestimmte Anzahl an Personal mit einer immer gleichen Dienstleistung anbieten willst, dann gib die Zahl der Personen an, die mit Sicherheit zur Verfügung stehen. Liste diese einzelnen Ressourcen auf beispielsweise, wie folgt:

So steht bei jeder Buchung einer der 4 Mitarbeiter zur Verfügung.

Dasselbe gilt für Sachen, Elemente und Räume: Wenn Du mehrere Räume mit derselben Ausstattung hast, dann kannst Du diese in der Anzahl auflisten, die Du mit Sicherheit zur Verfügung stellen kannst. Wenn Dir dagegen beliebig viele Räume zur Verfügung stehen und Du dafür keine Buchungsübersicht brauchst oder diese nicht gegen Geld vermieten willst, dann müssen diese auch nicht als Ressource im Kalender zur Buchung bereitstehen.

Erstelle einen Online-Terminbuchungskalender mit mehreren Ressourcen zur Buchung für individuelle Zeitwahl.

Mit dem Ressourcenplan Kalender kannst Du auch mehrere Ressourcen gleichzeitig nebeneinander im selben Zeitfenster anbieten. Das ist besonders sinnvoll für gleichzeitig stattfindende Angebote, die einen ähnlichen Charakter haben. Auch verschiedene Angebote, wie unterschiedliche Ressourcen, können zur Reservierung angeboten werden, die dann jeweils einzeln in demselben online Terminbuchungskalender gebucht werden.

Das lässt Kunden die freie Wahl, ob sie ein zusätzliches Angebot gleich mit dazu buchen wollen oder nicht. Deine Kunden, Mitarbeiter oder Interessenten klicken dabei die Optionen jeweils einzeln an und können sich so selbst ein Paket an Buchungen und Reservierungen individuell zusammenstellen.

Wie man Ressourcen über mehrere Tage anbieten kann, braucht ein leicht anderes Setup bei der Einrichtung des Ressourcenplan Kalenders. Damit können Buchungen über ganze Tage gemacht werden.

Starte einen Online-Terminbuchungskalender für das Vermieten über mehrere Tage hinweg.

Video: Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung eines Reservierungs-Tools oder Vermietungssystems

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Der Unterschied zwischen einem Ressourcenplan und einem Serviceplan liegt hauptsächlich im Buchungsprozess. Im Vergleich zum Ressourcenplan kann ein Serviceplan verwendet werden, um Services und Dienstleistungen anzubieten, in denen mehr als eine Ressource gleichzeitig nötig ist, um eine Buchung zu machen. Der Benutzer muss zuerst eine Dienstleistung als Service auswählen.

Der Nutzer muss zunächst eine Dienstleistung auswählen (z. B. eine Unterrichtsstunde, eine Fahrt, einen Haarschnitt). Nach Auswahl einer Dienstleistung werden im online Terminbuchungskalender alle Stellen gezeigt, an denen die für diesen Service erforderlichen Ressourcen (bestimmte Lehrer, Reitlehrer oder Friseure) verfügbar sind. Der Kunde bucht dann mit einem Termin mehrere Ressourcen zugleich. Dieser eine Termin wird dann bei der Buchung gleichzeitig eingetragen in den Serviceplan-Kalender und in die Ressourcenplan-Kalender, die mit diesem Dienst/Service verbunden sind.

Ein weiterer Unterschied zwischen Ressourcenplan und Serviceplan besteht darin, wie Zeit definiert wird. Termine in einem Serviceplan haben eine feste Dauer und lassen keine wiederkehrenden Buchungen zu. Im Gegensatz dazu können Benutzer in einem Ressourcenplan Termine beliebiger Länge anlegen und wiederkehrende Buchungen einrichten.

Die Kombination von Ressourcenplan (zur Auflistung aller gleichen Ressourcen) und dem Serviceplan ermöglicht das Anbieten von mehreren gleichen Ressourcen in einer Buchung. Ein Serviceplan kann verwendet werden, um eine Gruppe von Ressourcen als eine einzige Einheit darzustellen.

Dies ist z. B. nützlich, wenn Du 20 identische Geräte vermieten und der Kunde nicht ein bestimmtes Gerät auswählen soll. Du hast dabei die Möglichkeit, die Geräte nach dem Zufallsprinzip zu verteilen. Das ist hilfreich, wenn Du mehrere identische Artikel hast, wie beispielsweise 60 gleiche Sachen zum Vermieten, und der Kunde sich davon keinen speziellen aussuchen soll. Oder Du gibst eine Reihenfolge für den Ablauf der Buchbarkeit der Artikel vor und das erste verfügbare Gerät wird zuerst buchbar. Du findest eine genaue Erklärung auf der Seite Kombiniere mehrere Kalender zu einer komplexen Planung von online Terminen.

Starte einen Online-Terminbuchungskalender der mehrere gleichwertige Ressourcen verwaltet und im Serviceplan zur Auswahl für eine Buchung anbietet. Du kannst dafür einer Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung eines Online-Terminbuchungssystems in Abhängigkeit von mehreren gleichwertigen Ressourcen folgen.

Ja, Du kannst mehrere unterschiedliche Ressourcen in einer Buchung anbieten. Dabei können die Ressourcen sowohl in einem Ressourcenplan gemeinsam aufgelistet werden als auch in mehreren Ressourcenplan Kalendern mit jeweils eigenen Buchungsregeln, verwaltet werden. Und dann können diese Ressourcen gemeinsam im Serviceplan Kalender zur Buchung angeboten werden.

Dabei können mehrere unterschiedliche Ressourcen durch eine Und-Verbindung gemeinsam zusammengefasst werden und nur, wenn diese alle gleichzeitig verfügbar sind zeigt der Serviceplan einen buchbaren Termin mit fester Dauer.

Genauso können mehrere unterschiedliche Ressourcen durch eine Oder-Verbindung als Alternative angeboten werden und nur, wenn das eine Bündel an Ressourcen oder das andere Bündel an Ressourcen jeweils als komplettes Ressourcen-Set verfügbar ist, zeigt der Serviceplan einen buchbaren Termin mit fester Dauer.

So können verschiedene Gruppen oder Orte, denen spezifische und voneinander abweichende Buchungsattribute zugeordnet werden, in einem Online-Terminbuchungskalender gebündelt angeboten werden. Damit kann dieses Online-Terminbuchungssystem auch anspruchsvollen Kundenstrukturen gerecht werden und diese gleichzeitig in einem einzigen Zeitorganisationssystem erfassen.

Beispielsweise können so Dauermitglieder und Tageskunden eines Clubs in einem Kalender vereint werden. Dabei erhalten die Mitglieder bessere Konditionen für ihre Buchungen (geringerer Preis, längere Zeiten für eine Buchung im Voraus), während spontane Neukunden oder Tageskunden sich unter anderen Voraussetzungen in demselben Kalender eine Einheit als Termin buchen können.

Starte einen Online-Terminbuchungskalender der mehrere unterschiedliche Ressourcen verwaltet und im Serviceplan zur Auswahl für eine Buchung anbietet. Du kannst dafür einer Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung eines Online-Terminbuchungssystems in Abhängigkeit von mehreren unterschiedlichen Ressourcen folgen.

Ja, Du kannst eine einzige Ressource in mehreren Terminbuchungskalendern anbieten. Dabei verwaltest Du diese Ressource in einem Ressourcenplan und kannst diese in mehreren unterschiedlichen Serviceplan-Terminbuchungskalendern anbieten. So können zwei oder mehr Servicepläne verwendet werden, um eine einzelne Ressource als unterschiedliche Einheiten darzustellen.

Ein Beispiel dafür ist, dass ein Online-Terminbuchungskalender für Mitglieder eines Clubs und ein anderer für externe Kunden gilt. Mitglieder können damit andere Konditionen erhalten als normale Kunden, greifen aber gleichzeitig auf dieselben Ressourcen (buchbare Plätze) zurück. Und jede der Kundenbereiche erhält dafür einen eigenen Online-Terminbuchungskalender mit eigenen Buchungsregeln und Preisen.

Ein anderes Beispiel wäre ein Berater, der für verschiedene Kunden an mehreren Standorten arbeitet. So kannst Du beispielsweise für jeden Standort einen auf die jeweiligen Kunden zugeschnittenen Online-Terminbuchungskalender zur Verfügung stellen.

Wenn alle Serviceplan Kalender auf dieselben Ressourcenplan Kalender zugreifen, kann es nicht zu Termin-Überschneidungen kommen. Das gilt auch, wenn die Ressourcen auf mehrere Ressourcenplan Kalender verteilt sein sollten. Wichtig ist dabei, dass jede Ressource im gesamten Konto nur einmal vorhanden ist.

Ja, den Serviceplan kannst Du als eigenständigen Terminbuchungskalender nutzen. Dabei solltest Du etwas berücksichtigen. Wenn Du einen Serviceplan erstellen, der nicht mit einer Ressource verbunden ist, dann sind dort theoretisch unendlich viele Buchungen zur selben Zeit möglich. Um diese sich überlappende Termine zu vermeiden, musst Du eine Einstellung anpassen, wenn Dir das Format eines Serviceplans besser gefällt. Entferne dafür unter Konfigurieren > Dienstleistungen das Häkchen bei „Multiple Reservierungen können zur gleichen Zeit stattfinden“. Ohne diese Option arbeitet der Serviceplan, wie ein Ressourcenplan.