Drei Typen von online Terminbuchungskalendern: Welchen soll ich nutzen?

Beim Einrichten eines neuen Kalenders bei SuperSaaS steht erst die Wahl für den Typ des online Terminkalenders, wenn Du auf ‚Neuer Plan‘ klickst. SuperSaaS bietet drei Arten von Kalendern, zugeschnitten auf unterschiedliche Anwendungen, Situationen und Unternehmen.

Die drei Kalender-Typen heißen Kapazitätsplan, Ressourcenplan und Serviceplan. Die Möglichkeiten für den Einsatz dieser Kalender-Typen überschneiden sich in der Anwendung teilweise. Für einige Anforderungen sind auch mehrere geeignet. Allerdings holst Du das Beste heraus, wenn Du genau den Kalender Plan-Typen auswählst, der genau Deine Anforderungen erfüllt.

Wähle einen Kapazitätsplan für Gruppen

Um einen der Online-Kalender-Typen auszuwählen, frage Dich: Wie viele Personen sollen sich für die Veranstaltung anmelden können? Wenn die Antwort mehr als einer ist, dann ist der „Kapazitätsplan“ wahrscheinlich die beste Wahl.

Beispiele für Gruppenbuchungen, wo der Kapazitätsplan am besten funktioniert:

• Unterrichtseinheiten (Weiterbildung, Schulungen, Ausbildung)
• Veranstaltungen (Konzerte, Vorführungen, Messen)
• Übungseinheiten (Sportgruppen, Vereine, Kultur)
• Beratungen (Gruppeninformation, Einführungsveranstaltungen)

Beispiele wo ein Kapazitätsplan nicht so gut funktioniert und stattdessen ein Ressourcenplan oder ein Serviceplan genutzt werden sollte:

• Termin mit einem Berater machen (mit nur einem Interessenten)
• Eine Praxis mit mehreren Therapeuten (Kunden buchen gleichzeitig Termine, aber nicht bei demselben Therapeuten)
• Eine Bootsvermietung mit verschiedenen Booten (die Leute wollen zu unterschiedlichen Zeiten Buchungen vornehmen)

Der Ressourcenplan für die meisten Anwendungen

In den meisten Anwendungen für Terminplanung ist der Ressourcenplan ideal. Ein Ressourcenplan organisiert einzelne Personen, Räume, Sachen oder Elemente. Das eignet sich für gleiche oder ähnliche Angebote, wo mehr von derselben Sache zu unterschiedlichen Zeiten gebucht werden kann. Mit anderen Worten, die Ressource kann einmal für ein bestimmtes Zeitfenster gebucht werden. Der online Terminbuchungskalender zeigt die Verfügbarkeit der Ressource und der Benutzer/Kunde wählt eine verfügbare Zeiteinheit als Termin zur Buchung aus.

Beispiele für Ressourcen:

• Personen: Berater, Ausbilder, Friseur, Therapeut
• Räume: Tennisplatz, Meetingraum, Bürotisch, Ferienwohnung
• Sachen: Beamer, Auto, Boot, Werkzeug
• Elemente: Anwendung, Behandlung, Reparatur, Austausch

Wir empfehlen mit einem Ressourcenplan anzufangen. Der Ressourcenplan funktioniert in den meisten Fällen sehr gut und erfüllt in der Regel alle Anforderungen.

Was wähle ich für die Buchung aus?

Was ich für die Buchung von Terminen wähle, hängt davon ab, was ich meinen Kunden anbieten will oder für welche Dinge oder Menschen ich eine Terminplanung brauche. Der Ressourcenplan sollte auf der wichtigsten Grundvoraussetzung, die für den Buchungsprozess notwendig ist, basieren. Das kann eine Person, ein Raum, eine Sache oder/und ein Element sein. Wenn Du einen Kalender erstellst, damit andere Personen einen Termin mit Dir machen können, dann bist Du selbst die Grundvoraussetzung, also die Ressource im Buchungskalender.

Wie viel Stück biete ich für eine Buchung an?

Wie viel Stück ich in der Buchung anbiete, hängt davon ab, was ich organisieren oder verkaufen will. Wenn Du eine bestimmte Anzahl an Personal mit einer immer gleichen Dienstleistung anbieten willst, dann gib die Zahl der Personen an, die mit Sicherheit zur Verfügung stehen. Dasselbe gilt für Sachen, Elemente und Räume: Wenn Du mehrere Räume mit derselben Ausstattung hast, dann kannst Du diese in der Anzahl angeben, die Du mit Sicherheit zur Verfügung stellen kannst. Wenn Dir dagegen beliebig viele Räume zur Verfügung stehen und Du dafür keine Buchungsübersicht brauchst oder diese nicht gegen Geld vermieten willst, dann müssen diese auch nicht als Ressource im Kalender zur Buchung bereitstehen.

Mehrere Ressourcen in einem online Terminkalender

Mit dem Ressourcenplan Kalender kannst Du auch – mehrere Ressourcen gleichzeitig nebeneinander – im selben Zeitfenster anbieten. Das ist besonders sinnvoll für gleichzeitig stattfindende Angebote, die einen ähnlichen Charakter haben. Auch ergänzende Angebote, wie ein Zusatzangebot, können zur Reservierung angeboten werden, die dann jeweils einzeln in demselben online Terminbuchungskalender gebucht werden.

Das lässt Kunden die freie Wahl, ob sie ein zusätzliches Angebot gleich mit dazu buchen wollen oder nicht. Deine Kunden, Mitarbeiter oder Interessenten klicken dabei die Optionen jeweils einzeln an und können sich so selbst ein Paket an Buchungen und Reservierungen individuell zusammenstellen.

Beispiele für mehrere Ressourcen in einem online Terminkalender:

• Fuhrpark vermietet Autos und wahlweise Anhänger und Dachgepäckträger dazu
• Therapiezentrum bietet gleichzeitig mehrere Therapeuten zur Auswahl an
• Meetingraum kann mit Equipment wie Beamer + Leinwand gebucht werden
• Fortbildung mehrere Redner in festgelegten Räumen können zur selben Zeit gebucht werden

Ressourcenplan versus Serviceplan

Der Unterschied zwischen einem Ressourcenplan und einem Serviceplan liegt hauptsächlich im Buchungsprozess. Im Vergleich zum Ressourcenplan kann ein Serviceplan verwendet werden, um Services und Dienstleistungen anzubieten, in denen mehr als eine Ressource gleichzeitig nötig ist, um eine Buchung zu machen. Der Benutzer muss zuerst eine Dienstleistung als Service auswählen. Nach Auswahl einer Dienstleistung werden im online Terminbuchungskalender alle Stellen gezeigt, an denen die für diesen Service erforderlichen Ressourcen zur selben Zeit verfügbar sind. Der Kunde bucht dann mit einem Termin mehrere Ressourcen zugleich.

Der Serviceplan zeigt Termine in Abhängigkeit von weiteren Kalendern

Der Hauptvorteil des Serviceplans liegt in seiner Fähigkeit Termine in Abhängigkeit von anderen Kalendern darzustellen. Wenn Deine Dienstleistung von der Verfügbarkeit einer Reihe von Ressourcen abhängt, prüft der Serviceplan, wann alle erforderlichen Ressourcen (Objekte und/oder Personen) verfügbar sind, damit der Benutzer eine Buchung vornehmen kann. Dabei wählt der Kunde die gewünschte Dienstleistung aus und das System zeigt die freien Termine an, die gleichzeitig bei allen damit verbundenen Kalendern und den darin enthaltenen verschiedenen Ressourcen frei sind. Beachte, dass der Serviceplan nicht die Möglichkeit bietet, Termine in beliebiger Länge und/oder wiederkehrende Termine zu erstellen, während der Ressourcenplan dies erlaubt.

Beispiele wo ein Serviceplan eingesetzt werden kann:

• Therapeutische Behandlung: 1 spezieller Raum, 1 bestimmter Therapeut und 1 typisches Behandlungsbesteck sollen gleichzeitig frei sein für diesen Termin
• Produktvorführungen: 1 Raum + 1 Experte + 1 Testmodell stehen zeitgleich zur Verfügung
• Reitunterricht: 1 Halle + 1 Reitlehrer + 1 Pferd sind frei für eine Reservierung
• Special Event: 1 Raum + 3 Servicekräfte + 1 DJ stehen für eine Buchung bereit + 2 Reinigungskräfte

Um den Serviceplan einsetzen zu können, ist es vorher nötig, für jede einzelne Voraussetzung einen eigenen Ressourcenplan zu erstellen.

Kombiniere verschiedene online Terminkalender

Wenn Dein Service-Plan-Kalender mit mehreren Ressourcen-Plan-Kalendern verlinkt ist, dann kannst Du die verschiedenen Kalender kombinieren, um hohen Ansprüchen in der Buchung gerecht werden zu können.

So hat beispielsweise ein Wellness-Spa zwei Therapeuten und jeder kann besondere Behandlungen in einem bestimmten Raum anbieten. Du kannst festlegen, dass ein Service-Kalender „Therapeut 1“ oder „Therapeut 2“ und „Raum 1“ braucht. Es ist nicht nötig, dass Therapeut 1 und Therapeut 2 in demselben Kalender sind, deshalb machen wir es möglich, dass jeder Therapeut seine eigene Google Kalender-Verfügbarkeit synchronisieren kann. Für weiter fortgeschrittene Anwendungen siehe das Kapitel über Kalender miteinander kombinieren.

Welcher Kalender-Typ funktioniert am besten für Deine Bedürfnisse?

Weil Du so viele Kalender erstellen und löschen kannst, wie Du willst, kann es nicht schaden verschiedene Arten von Online-Kalender-Typen auszuprobieren und unbenutzte später zu verwerfen. Probiere jeden Kalender Typ im Demo Bereich. Möglicherweise findest Du auch die Anleitungen für die verschiedenen Typen von online Buchungskalendern hilfreich.

Erweiterte Tipps

Das SuperSaaS System bietet eine Menge Flexibilität in der Gestaltung des Buchungsprozesses. Hier findest Du einige weiterführende Tipps, wie Du einigen besonderen Anforderungen mit Deinem Kalender gerecht werden kannst.

Buchungen einschränken

In einem Ressourcen- und einem Serviceplan können Deine Nutzer/Kunden überall Buchungen vornehmen, mit Ausnahme der Zeiten, die Du ausschließt. Das bedeutet, dass durch die Standardeinstellung der gesamte Kalender für Reservierungen frei ist, es sei denn Du blockierst bestimmte Zeiträume. In einem Kapazitätsplan ist es genau umgekehrt: Nutzer können nur dort buchen, wo Du eine Zeiteinheit erstellst. Wenn Deine Interessenten nur aus einigen wenigen Terminen die Auswahl erhalten sollen, dann kann es einfacher sein einen Kapazitätsplan zu nutzen. Spare Zeit und stellen dort den Zeitraum mit der Größe 1 (also der kleinsten Größe) ein, anstatt alle nicht verfügbaren Zeiten in einem Ressourcenplan zu blockieren.

Eigenständiger Serviceplan

Du kannst auch einen Serviceplan, der sich auf keinen anderen Kalender bezieht, erstellen. Wenn kein Zugriff auf einen anderen Zeitplan erfolgt, sind theoretisch unendlich viele Buchungen zur selben Zeit möglich; was selten nützlich ist. Um das zu vermeiden, kannst Du sich überlappende Termine ausschließen, wenn Dir das Format eines Serviceplans besser gefällt. Dann arbeitet dieser wie ein Ressourcenplan.

Mehrere Ressourcen bilden eine neue Einheit

Du kannst mit dem Serviceplan aus mehreren Dingen eine eigenständige Einheit bilden, die dann beispielsweise für Vermietungen zur Verfügung steht. Das kann hilfreich sein, wenn Du mehrere identische Artikel hast, wie beispielsweise 20 gleichartige Sachen zu vermieten, und der Kunde sich davon keinen speziellen aussuchen soll. Du kannst die Artikel dann in einer beliebigen Reihenfolge oder in einer bestimmten Anordnung einstellen und dann den zuerst verfügbaren Artikel herausgeben. Du findest eine genaue Erklärung auf der Seite Kombiniere mehrere Kalender zu einer komplexen Planung von online Terminen.

Beispiele für mehrere Ressourcen als Einheit im Serviceplan:

• Vermietung: Schlittschuhe derselben Größe und Machart
• Dienstleistung: Schlüssel nachmachen
• Terminplanung: Unternehmenseigenen Fuhrpark verwalten
• Verwaltung: Mitarbeiter können Arbeitsmittel abholen

Bündelung mehrere Kalender, die aus weiteren Untereinheiten bestehen

Zwei oder mehrere Serviceplan-Kalender (die bereits auf weiteren Kalendern beruhen) können genutzt werden, um ein Kalenderpaket aus unterschiedlichsten Einheiten mit einer einzigen Ausgabe zu bilden. So können verschiedene Gruppen oder Orte, denen spezifische und voneinander abweichende Buchungsattribute zugeordnet werden, in einem Kalender gebündelt werden. Damit kann dieses Buchungssystem auch anspruchsvollen Kundenstrukturen gerecht werden und diese gleichzeitig in einem einzigen Zeitorganisationssystem erfassen. Beispielsweise können so Dauermitglieder und Tageskunden eines Clubs in einem Kalender vereint werden. Dabei erhalten die Mitglieder bessere Konditionen für ihre Buchungen (geringerer Preis, längere Zeiten für eine Buchung im Voraus), während spontane Neukunden oder Tageskunden sich unter anderen Voraussetzungen in demselben Kalender eine Einheit als Termin buchen können. Dies bietet beispielsweise auch für Berater, die mit verschiedenen Kunden an unterschiedlichen Orten arbeiten, die Möglichkeit kundenspezifische Individualisierungen vornehmen zu können und gleichzeitig sicherzustellen keine doppelten Termine zu machen.

Nächster Schritt: Teste den von Dir erstellten online Buchungskalender