Drei Typen von online Terminbuchungskalendern: Welchen soll ich nutzen?

Das Online-Terminbuchungssystem SuperSaaS ermöglicht drei Arten von Kalender-Typen zu erstellen. Hier bekommst Du eine Übersicht über die Online-Terminbuchungskalender und wie Du sie nutzen kannst:

1. Kapazitätsplan Kalender: Ideal für Buchungsangebote für Gruppen und mehrere Kunden zur selben Zeit
2. Ressourcenplan Kalender: Perfekt für Buchungsmöglichkeiten für Personen, Räume und Objekte
3. Serviceplan Kalender: Beste Lösung für Service-Angebote, die auf mehrere Ressourcen zurückgreifen müssen
4. Kombiniere Kalender: Lösungen für komplexe Anforderungen von Buchungsangeboten
5. Weitere Buchungsangebote innerhalb einer Buchung in demselben Buchungskalender
6. Hilfe: Wie kann ich anfangen meinen Online-Terminbuchungskalender einrichten zu können?

Beim Einrichten eines neuen Online-Terminbuchungskalenders bei SuperSaaS steht erst die Wahl für den Typ des online Terminkalenders, wenn Du auf ‚Neuer Plan‘ klickst. SuperSaaS bietet drei Arten von Kalendern, zugeschnitten auf unterschiedliche Anwendungen, Situationen und Unternehmen.

Die Möglichkeiten für den Einsatz dieser Kalender-Typen überschneiden sich in der Anwendung teilweise. Für einige Anforderungen sind auch mehrere geeignet. Allerdings holst Du das Beste heraus, wenn Du genau den Kalender Plan-Typen auswählst, der genau Deine Anforderungen erfüllt.

Wähle einen Kapazitätsplan für Gruppen

Um einen der Online-Terminbuchungskalender-Typen auszuwählen, frage Dich: Wie viele Personen sollen sich für die Veranstaltung anmelden können? Wenn die Antwort mehr als einer ist, dann ist der „Kapazitätsplan“ wahrscheinlich die beste Wahl.

Beispiele für Gruppenbuchungen, wo der Kapazitätsplan am besten funktioniert:

• Unterrichtseinheiten (Weiterbildung, Schulungen, Ausbildung)
• Veranstaltungen (Konzerte, Vorführungen, Messen)
• Übungseinheiten (Sportgruppen, Vereine, Kultur)
• Beratungen (Gruppeninformation, Einführungsveranstaltungen)

Beispiele wo ein Kapazitätsplan nicht so gut funktioniert und stattdessen ein Ressourcenplan oder ein Serviceplan genutzt werden sollte:

• Termin mit einem Berater machen (mit nur einem Interessenten)
• Eine Praxis mit mehreren Therapeuten (Kunden buchen gleichzeitig Termine, aber nicht bei demselben Therapeuten)
• Eine Bootsvermietung mit verschiedenen Booten (die Leute wollen zu unterschiedlichen Zeiten Buchungen vornehmen)

In einem Kapazitätsplan erstellst Du die möglichen Buchungsfenster selber. Klicke dafür in den fertigen Online-Terminbuchungskalender und gib an zu welchem Datum Du es anbietest, was Du anbietest, wie viel Personen teilnehmen können und ob dieses Buchungsfenster sich wiederholen soll.

Alle Buchungsfenster, die so in einer Reihe erstellt worden sind, können auch als Buchungsserie angeboten werden, sodass Kunden mit einer Buchung eine Reihe von Terminen buchen können.

Wenn Du mehrere unterschiedliche Gruppen-Buchungsangebote in einem Online-Terminbuchungskalender anbieten willst, kannst Du Buchungsangebote derselben Art farblich anpassen in dem kleinen Farb-Auswahl-Quadrat im Buchungsfenster. So können sich Kunden bei vielen Buchungsangeboten besser in Deinem Online-Buchungskalender orientieren.

Der Ressourcenplan für die meisten Anwendungen

In den meisten Anwendungen für Terminplanung ist der Ressourcenplan ideal. Ein Ressourcenplan organisiert einzelne Personen, Räume, Sachen oder Elemente.

Das eignet sich für gleiche oder ähnliche Angebote, wobei in einem Online-Terminbuchungskalender vom Typ Ressourcenplan, Ressourcen einmal oder mehrmals in Listenform von derselben Sache angeboten werden und diese zu unterschiedlichen Zeiten gebucht werden können. Mit anderen Worten, jede Ressource kann einmal für eine bestimmte Zeit gebucht werden. Der online Terminbuchungskalender zeigt die Verfügbarkeit der Ressource und der Benutzer/Kunde wählt eine verfügbare Zeiteinheit als Termin zur Buchung aus.

Beispiele für Ressourcen:

• Personen: Berater, Ausbilder, Friseur, Therapeut
• Räume: Tennisplatz, Meetingraum, Bürotisch, Ferienwohnung
• Sachen: Beamer, Auto, Boot, Werkzeug
• Elemente: Anwendung, Behandlung, Reparatur, Austausch

Wir empfehlen: Du kannst idealerweise mit dem Ressourcenplan beginnen. Der Ressourcenplan funktioniert in den meisten Fällen sehr gut und erfüllt in der Regel alle Anforderungen. Der Ressourcenplan sollte alle elementaren Ressourcen enthalten, die am Buchungsprozess beteiligt sind. Elementare Ressourcen können zum Beispiel Therapeuten, Räume, Boote, Billardtische usw. sein. Wenn Du einen Online-Terminbuchungskalender einrichtest, um Menschen die Möglichkeit zu geben, einen Termin mit Dir zu vereinbaren, dann bist Du selber die elementare Ressource.

Was wähle ich für die Buchung aus?

Was ich für die Buchung von Terminen wähle, hängt davon ab, was ich meinen Kunden anbieten will oder für welche Dinge oder Menschen ich eine Terminplanung brauche. Der Ressourcenplan sollte auf der wichtigsten Grundvoraussetzung, die für den Buchungsprozess notwendig ist, basieren. Das kann eine Person, ein Raum, eine Sache oder/und ein Element sein. Wenn Du einen Kalender erstellst, damit andere Personen einen Termin mit Dir machen können, dann bist Du selbst die Grundvoraussetzung, also die Ressource im Buchungskalender.

Wie viel Stück biete ich für eine Buchung an?

Wie viel Stück ich in der Buchung anbiete, hängt davon ab, was ich organisieren oder zur Buchung anbieten will. Wenn Du eine bestimmte Anzahl an Personal mit einer immer gleichen Dienstleistung anbieten willst, dann gib die Zahl der Personen an, die mit Sicherheit zur Verfügung stehen. Liste diese einzelnen Ressourcen auf beispielsweise, wie folgt:

• Mitarbeiter 1
• Mitarbeiter 2
• Mitarbeiter 3
• Mitarbeiter 4

So steht bei jeder Buchung einer der 4 Mitarbeiter zur Verfügung.

Dasselbe gilt für Sachen, Elemente und Räume: Wenn Du mehrere Räume mit derselben Ausstattung hast, dann kannst Du diese in der Anzahl auflisten, die Du mit Sicherheit zur Verfügung stellen kannst. Wenn Dir dagegen beliebig viele Räume zur Verfügung stehen und Du dafür keine Buchungsübersicht brauchst oder diese nicht gegen Geld vermieten willst, dann müssen diese auch nicht als Ressource im Kalender zur Buchung bereitstehen.

Mehrere Ressourcen in einem online Terminbuchungskalender

Mit dem Ressourcenplan Kalender kannst Du auch mehrere Ressourcen gleichzeitig nebeneinander im selben Zeitfenster anbieten. Das ist besonders sinnvoll für gleichzeitig stattfindende Angebote, die einen ähnlichen Charakter haben. Auch ergänzende Angebote, wie ein Zusatzangebot, können zur Reservierung angeboten werden, die dann jeweils einzeln in demselben online Terminbuchungskalender gebucht werden.

Das lässt Kunden die freie Wahl, ob sie ein zusätzliches Angebot gleich mit dazu buchen wollen oder nicht. Deine Kunden, Mitarbeiter oder Interessenten klicken dabei die Optionen jeweils einzeln an und können sich so selbst ein Paket an Buchungen und Reservierungen individuell zusammenstellen.

Beispiele für mehrere Ressourcen in einem online Terminkalender:

• Fuhrpark vermietet Autos und wahlweise Anhänger und Dachgepäckträger dazu
• Therapiezentrum bietet gleichzeitig mehrere Therapeuten zur Auswahl an
• Meetingraum kann mit Equipment wie Beamer + Leinwand gebucht werden
• Fortbildung mehrere Redner in festgelegten Räumen können zur selben Zeit gebucht werden

Ressourcenplan versus Serviceplan

Der Unterschied zwischen einem Ressourcenplan und einem Serviceplan liegt hauptsächlich im Buchungsprozess. Im Vergleich zum Ressourcenplan kann ein Serviceplan verwendet werden, um Services und Dienstleistungen anzubieten, in denen mehr als eine Ressource gleichzeitig nötig ist, um eine Buchung zu machen. Der Benutzer muss zuerst eine Dienstleistung als Service auswählen.

Der Nutzer muss zunächst eine Dienstleistung auswählen (z. B. eine Unterrichtsstunde, eine Fahrt, einen Haarschnitt). Nach Auswahl einer Dienstleistung werden im online Terminbuchungskalender alle Stellen gezeigt, an denen die für diesen Service erforderlichen Ressourcen (bestimmte Lehrer, Reitlehrer oder Friseure) verfügbar sind. Der Kunde bucht dann mit einem Termin mehrere Ressourcen zugleich. Dieser eine Termin wird dann bei der Buchung gleichzeitig eingetragen in den Serviceplan-Kalender und in die Ressourcenplan-Kalender, die mit diesem Dienst/Service verbunden sind.

Der Serviceplan zeigt Termine in Abhängigkeit von weiteren Kalendern

Der Hauptvorteil des Serviceplans liegt in seiner Fähigkeit Termine in Abhängigkeit von anderen Kalendern darzustellen. Wenn Deine Dienstleistung von der Verfügbarkeit einer Reihe von Ressourcen abhängt, prüft der Serviceplan, wann alle erforderlichen Ressourcen (Objekte und/oder Personen) verfügbar sind, damit der Benutzer eine Buchung vornehmen kann. Dabei wählt der Kunde die gewünschte Dienstleistung aus und das System zeigt die freien Termine an, die gleichzeitig bei allen damit verbundenen Kalendern und den darin enthaltenen verschiedenen Ressourcen frei sind. Beachte, dass der Serviceplan nicht die Möglichkeit bietet, Termine in beliebiger Länge zu erstellen, während der Ressourcenplan dies erlaubt. Die Dienstleistungen im Serviceplan können nur in einer festen Zeiteinheit gewählt werden.

Beispiele wo ein Serviceplan eingesetzt werden kann:

• Therapeutische Behandlung: 1 spezieller Raum, 1 bestimmter Therapeut und 1 typisches Behandlungsbesteck sollen gleichzeitig frei sein für diesen Termin
• Produktvorführungen: 1 Raum + 1 Experte + 1 Testmodell stehen zeitgleich zur Verfügung
• Reitunterricht: 1 Halle + 1 Reitlehrer + 1 Pferd sind frei für eine Reservierung
• Special Event: 1 Raum + 3 Servicekräfte + 1 DJ stehen für eine Buchung bereit + 2 Reinigungskräfte

Um den Serviceplan einsetzen zu können, ist es vorher nötig, für jede einzelne Voraussetzung einen eigenen Ressourcenplan zu erstellen.

Kombiniere verschiedene online Terminkalender

Wenn Dein Serviceplan-Kalender mit mehreren Ressourcenplan-Kalendern verlinkt ist, dann kannst Du die verschiedenen Kalender kombinieren, um hohen Ansprüchen in der Buchung gerecht werden zu können.

So hat beispielsweise ein Wellness-Spa zwei Therapeuten und jeder kann besondere Behandlungen in einem bestimmten Raum anbieten. Du kannst festlegen, dass ein Service-Kalender „Therapeut 1“ oder „Therapeut 2“ und „Raum 1“ braucht. Es ist nicht nötig, dass Therapeut 1 und Therapeut 2 in demselben Kalender sind, deshalb machen wir es möglich, dass jeder Therapeut seine eigene Google Kalender-Verfügbarkeit synchronisieren kann. Für weiter fortgeschrittene Anwendungen siehe das Kapitel über Kalender miteinander kombinieren.

Welcher Kalender-Typ funktioniert am besten für Deine Anforderungen?

Weil Du so viele Kalender erstellen und löschen kannst, wie Du willst, kann es nicht schaden verschiedene Arten von Online-Kalender-Typen auszuprobieren und unbenutzte später zu verwerfen. Probiere jeden Kalender Typ im Demo Bereich. Möglicherweise findest Du auch die Anleitungen für die verschiedenen Typen von online Buchungskalendern hilfreich.

Erweiterte Tipps

Das SuperSaaS System bietet eine Menge Flexibilität in der Gestaltung des Buchungsprozesses. Hier findest Du einige weiterführende Tipps, wie Du einigen besonderen Anforderungen mit Deinem Kalender gerecht werden kannst.

Buchungen einschränken

In einem Ressourcen- und einem Serviceplan können Deine Nutzer/Kunden überall Buchungen vornehmen, mit Ausnahme der Zeiten, die Du ausschließt. Das bedeutet, dass durch die Standardeinstellung der gesamte Kalender für Reservierungen frei ist, es sei denn Du blockierst bestimmte Zeiträume. In einem Kapazitätsplan ist es genau umgekehrt: Nutzer können nur dort buchen, wo Du eine Zeiteinheit erstellst. Wenn Deine Interessenten nur aus einigen wenigen Terminen die Auswahl erhalten sollen, dann kann es einfacher sein einen Kapazitätsplan zu nutzen. Spare Zeit und erstelle dort die Zeitfenster als Buchungsmöglichkeit für Termine mit der Menge 1, anstatt alle nicht verfügbaren Zeiten in einem Ressourcenplan zu blockieren.

Eigenständiger Serviceplan

Du kannst auch einen Serviceplan erstellen, der nicht mit einer Ressource verbunden ist. Wenn kein Zugriff auf einen anderen Ressourcenplan erfolgt, sind theoretisch unendlich viele Buchungen zur selben Zeit möglich; was selten nützlich ist. Um das zu vermeiden, kannst Du sich überlappende Termine ausschließen, wenn Dir das Format eines Serviceplans besser gefällt. Achte dann darauf, dass bei „Zeitliche Beschränkungen“ im Tab „Dienstleistungen“ kein Häkchen gesetzt ist bei „Multiple Reservierungen können zur gleichen Zeit stattfinden“, um sich überschneidende Termine zu vermeiden. Dann arbeitet der Serviceplan wie ein Ressourcenplan.

Mehrere gleichartige Ressourcen bilden eine neue Einheit

Ein Serviceplan kann verwendet werden, um eine Gruppe von Ressourcen als eine einzige Einheit darzustellen. Dies ist z. B. nützlich, wenn Du 20 identische Geräte vermieten und der Kunde nicht ein bestimmtes Gerät auswählen soll. Du hast dabei die Möglichkeit, die Geräte nach dem Zufallsprinzip zu verteilen. Das kann hilfreich sein, wenn Du mehrere identische Artikel hast, wie beispielsweise 20 gleichartige Sachen zu vermieten, und der Kunde sich davon keinen speziellen aussuchen soll. Oder Du gibst eine Reihenfolge vor und das erste verfügbare Gerät wird zuerst buchbar. Du findest eine genaue Erklärung auf der Seite Kombiniere mehrere Kalender zu einer komplexen Planung von online Terminen.

Beispiele für mehrere gleichartige Ressourcen als Einheit im Serviceplan:

• Vermietung: Schlittschuhe derselben Größe und Machart
• Dienstleistung: Schlüssel nachmachen
• Terminplanung: Unternehmenseigenen Fuhrpark verwalten
• Verwaltung: Mitarbeiter können Arbeitsmittel abholen

Mehrere unterschiedliche Ressourcen bilden eine Einheit

Zwei oder mehrere Ressourcenplan-Kalender können genutzt werden, um ein Buchungskalenderpaket aus unterschiedlichsten Einheiten mit einer einzigen Ausgabe zu bilden. So können verschiedene Ressourcen gleichzeitig zusammen die Voraussetzung sein, sodass erst dann eine freie Buchungsmöglichkeit zustande kommt, wenn alle diese Ressourcen zur gleichen Zeit verfügbar sind.

So können verschiedene Gruppen oder Orte, denen spezifische und voneinander abweichende Buchungsattribute zugeordnet werden, in einem Kalender gebündelt werden. Damit kann dieses Buchungssystem auch anspruchsvollen Kundenstrukturen gerecht werden und diese gleichzeitig in einem einzigen Zeitorganisationssystem erfassen. Beispielsweise können so Dauermitglieder und Tageskunden eines Clubs in einem Kalender vereint werden. Dabei erhalten die Mitglieder bessere Konditionen für ihre Buchungen (geringerer Preis, längere Zeiten für eine Buchung im Voraus), während spontane Neukunden oder Tageskunden sich unter anderen Voraussetzungen in demselben Kalender eine Einheit als Termin buchen können.

Einzelne Ressource in mehrere Einheiten anbieten

Umgekehrt können zwei oder mehr Servicepläne verwendet werden, um eine einzelne Ressource als unterschiedliche Einheiten darzustellen. Ein Beispiel dafür ist, dass ein Online-Terminbuchungskalender für Mitglieder eines Clubs und ein anderer für externe Kunden gilt. Mitglieder können damit andere Konditionen erhalten als normale Kunden, greifen aber gleichzeitig auf dieselben Ressourcen zurück. Und jede der Kundenbereiche erhält dafür einen eigenen Online-Terminbuchungskalender. Ein anderes Beispiel wäre ein Berater, der für verschiedene Kunden an mehreren Standorten arbeitet. So kannst Du beispielsweise für jedem Standort einen auf die jeweiligen Kunden zugeschnittenen Online-Terminbuchungskalender zur Verfügung stellen und gleichzeitig sicherstellen, dass die Termine nicht doppelt gebucht werden.

Zusätzliche Buchungsangebote in einer Buchung anbieten

Falls Du überlegst wie viele Online-Terminbuchungskalender Du für die Darstellung von Deinem Service machen willst, solltest Du wissen, dass Du innerhalb eines vorhandenen Online-Terminbuchungskalender weitere zusätzliche Buchungsangebote in einer Buchung anbieten kannst. Zusätzliche Angebote innerhalb ein und derselben Buchung zur Verfügung zu stellen, ist in jedem der drei oben dargestellten Typen von Online-Terminbuchungskalendern möglich. Dafür ist unter Umständen kein weiterer Buchungskalender nötig, denn Du kannst beliebig viele Angebote in ein und derselben Buchung unterbringen. Beachte dabei, dass die Ausführlichkeit Deines Buchungsangebotes zum Profil Deiner Kunden passen sollte.

Um eine zusätzliches Buchungsangebot innerhalb einer Buchung in einem Online-Terminbuchungskalender zu ermöglichen, hast Du zwei Möglichkeiten:

• Nutze eines der Zusatzfelder: Dazu kannst Du der Anleitung für anpassungsfähigen Zusatzfeldern zum Einrichten weiterer Buchungsangebote folgen
• Binde eine integriertes Formular ein: Das kannst Du erstelle mit der Anleitung für das Einrichten von einem Formular und dem Einbinden von diesem Formular in den Buchungsvorgang

Dabei stehen Dir im Tab „Vorgang“ zwei Zusatzfelder zur Verfügung und falls das nicht ausreichend sein sollte, kannst Du ein integriertes Formular in den Buchungsvorgang einbinden. Dabei erstellst Du dieses Formular selber und kannst so beliebig viele weitere Zusatzangebote in die Buchung mit einbeziehen.

Hilfe: Wo soll ich anfangen beim Einrichten von meinem Online-Terminbuchungskalender

Wenn das alles etwas zu verwirrend ist, dann hast Du zwei Möglichkeiten:

1. Folge einer der Anleitungen: Auswahl von Anleitungen für die Erstellung von Online-Terminbuchungskalendern
2. Frage den Support: Du kannst den Support fragen, wie Du anfangen sollst Deinen Online-Terminbuchungskalender zu erstellen

Antworten vom Support werden umso besser, wenn Du ausführlich beschreibst, was genau die Voraussetzungen und Anforderungen bei Dir sind, damit Du Deinen besten Online-Terminbuchungskalender für Deine Anforderungen erstellen kannst.

Probiere einfach erst mal alles aus. Starte beim Generator für neue Online-Terminbuchungskalender mit einem Klick auf ‘Neuer Plan‘. Damit kannst Du in wenigen Sekunden einen Kalender erstellen und unter „BENUTZEN“ ansehen. Erstelle beliebig viele Kalender und lösche anschließend jene, die Du nicht mehr brauchst.

Nächster Schritt: Teste den von Dir erstellten online Buchungskalender